Wenn Ihr Unternehmen das Sage HR Basis-Modul verwendet, können Sie Unternehmens- oder Mitarbeiterdokumente wie z. B. Erste-Hilfe-Zertifikate, Schulungsunterlagen usw. in Sage HR hochladen. Sie können diese Dokumente für alle Mitarbeiter, bestimmte Mitarbeiter oder nur für sich selbst zur Verfügung stellen.

📎HINWEIS: Wenn Sie Mitarbeiter sind, benötigen Sie zum Hochladen von Dokumenten Zugriffsrechte von einem Administrator.

Sie haben 3 Möglichkeiten zum Hochladen von Dokumenten:

Über die Registerkarte "Dokumente" links im Hauptmenü
Über die Registerkarte "Dokumente" in Ihrem Profil oder im Profil eines Mitarbeiters
Über das ➕ Zeichen oben rechts

📌TIPP: Wenn Sie ein iPhone haben, können Sie Dokumente auch über die mobile App hochladen.

Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie Dokumente über das Hauptmenü hochladen.

Klicken Sie links im Hauptmenü auf Dokumente und auf Dokument hochladen.
Klicken Sie im Feld unter Dokument hinzufügen auf Datei in dieses Feld ziehen oder zum Hochladen anklicken. Suchen Sie die Dokumentdatei und klicken Sie auf Öffnen oder ziehen Sie sie in das Feld.
Geben Sie eine Beschreibung ein, falls erforderlich.
Wählen Sie eine Kategorie aus dem Dropdown-Menü aus.

📌TIPP: Der Administrator kann weitere Kategorien erstellen.
Wenn Sie das Dokument für einen anderen Mitarbeiter hochladen, wählen Sie den bzw. die entsprechenden Mitarbeiter aus.
- Für die meisten Kategorien können Sie einzelne oder mehrere Mitarbeiter auswählen.
- Wenn Sie die Mitarbeiter filtern und auf Alles auswählen klicken, werden nur die Mitarbeiter in der Liste ausgewählt.
- Wenn Sie ein Dokument über das Profil eines Mitarbeiters hochladen, wird standardmäßig nur dieser Mitarbeiter ausgewählt.
Standardmäßig werden Dokumente nicht mit dem Team-Manager und Direkten Manager des Mitarbeiters geteilt. Abhängig von Ihren Berechtigungen, können Sie festlegen, dass ein Dokument mit Managern geteilt wird.

📎HINWEIS: Wenn Sie Manager auswählen, können Manager die Dokumente in der Registerkarte Dokumente des Mitarbeiterprofils sehen. Administratoren haben vollen Zugriff auf alle Dokumente.
Falls erforderlich, wählen Sie die Option Mitarbeiter auffordern, Dokumente anzunehmen aus. Daraufhin erhält der Mitarbeiter eine Aufgabe mit der Bitte, das Dokument anzunehmen oder abzulehnen. Sie können zudem eine Frist für die Aufgabe eingeben.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigung senden, wenn der Mitarbeiter per E-Mail über das Dokument informiert werden soll.
Klicken Sie auf Hochladen.

📌TIPP: Sobald das Dokument hochgeladen wurde, kann der Administrator sehen, wer beim Anzeigen von Dokumenten Zugriff auf das jeweilige Dokument hat.

Fragen zum Hochladen von Dokumenten

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um ein Dokument hochzuladen?

Zum Hochladen ist Folgendes erforderlich:

Ihr Unternehmen hat das Sage HR Basis-Modul abonniert
Dokumente sind in den globalen Berechtigungen aktiviert
Wenn Sie kein Admin oder Team-Manager/direkter Manager sind, benötigen Sie die Berechtigung zum Hochladen von Dokumenten

Kann ich mehrere Dokumente auf einmal hochladen?

Aktuell ist dies nicht möglich. Sie können nur ein Dokument zur Zeit hochladen.

Kann ich Dokumente für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig hochladen?

Ja, Sie können ein Dokument für mehrere Mitarbeiter auf einmal hochladen. Wählen Sie beim Hochladen einfach Mehrere Mitarbeiter aus. Sie können filtern, welche Mitarbeiter angezeigt werden und diejenigen auswählen, für die das Dokument hochgeladen werden soll.

📎HINWEIS: Wenn Sie Alle auswählen, wird das Dokument mit jedem Mitarbeiter Ihres Sage HR-Unternehmens geteilt.

Kann ich über die Sage HR-App auf Dokumente zugreifen?

Ja, Dokumente sind auf der Sage HR-App verfügbar. Allerdings können Sie sie auf der App nur anzeigen und herunterladen. Um Dokumente hochzuladen oder zu bearbeiten bzw. zu löschen, müssen Sie die Web-Version unter sage.hr verwenden, am besten auf dem PC oder Tablet.

📎HINWEIS: Sie haben auf der Sage HR-App keinen Zugriff auf eSignature-Dokumente.

Kann ich hochgeladene Dokumente gruppieren?

Ja, Sie können hochgeladene Dokumente bestimmten Kategorien zuweisen. Mit den entsprechenden Berechtigungen, können Sie zudem neue Kategorien erstellen.

Um ein Dokument in eine andere Kategorie zu verschieben, klicken Sie auf den Stift, wählen Sie die Kategorie aus und klicken Sie auf Hochladen.

📎HINWEIS: Dokumentkategorien sind nur verfügbar, wenn Sie das Sage HR Basis-Modul verwenden.

Kann ein hochgeladenes Dokument digital unterzeichnet werden?

Sie können hochgeladene Dokumente digital unterzeichnen, indem Sie die entsprechenden Schritte ausführen.

Weitere Infos

📎HINWEIS: Sie können Dokumente zum Unterzeichnen nicht auf der Sage HR-App anzeigen oder unterzeichnen.

Können Mitarbeiter Dokumente hochladen?

Ja, wenn dies in Ihren Einstellungen aktiviert ist.