Wenn dein Unternehmen das Sage HR Basis-Modul verwendet, kannst du Unternehmens- oder Mitarbeiterdokumente wie z. B. Erste-Hilfe-Zertifikate, Schulungsunterlagen usw. in Sage HR hochladen. Du kannst diese Dokumente für alle Mitarbeiter, bestimmte Mitarbeiter oder nur für dich selbst zur Verfügung stellen.

📎HINWEIS: Wenn du Mitarbeiter bist, benötigst du zum Hochladen von Dokumenten Zugriffsrechte von einem Administrator.

Du kannst Dokumente in 3 Bereichen in der UI hochladen:

Über die Registerkarte "Dokumente" links im Hauptmenü
Über die Registerkarte "Dokumente" in deinem Profil oder im Profil eines Mitarbeiters
Über das ➕ Zeichen oben rechts

📌TIPP: Wenn du ein iPhone hast, kannst du Dokumente auch über die mobile App hochladen.

Die folgenden Schritte zeigen dir, wie du Dokumente über das Hauptmenü hochlädst.

Klicke links im Hauptmenü auf Dokumente und auf Dokument hochladen.
Klicke im Feld unter Dokument hinzufügen auf Datei in dieses Feld ziehen oder zum Hochladen anklicken. Suche die Dokumentdatei und klicke auf Öffnen oder ziehe sie in das Feld.
Gib eine Beschreibung ein, falls erforderlich.
Wähle eine Kategorie aus dem Dropdown-Menü aus.

📌TIPP: Der Administrator kann weitere Kategorien erstellen.
Wenn du das Dokument für einen anderen Mitarbeiter hochlädst, wähle den bzw. die entsprechenden Mitarbeiter aus.
- Für die meisten Kategorien kannst du einzelne oder mehrere Mitarbeiter auswählen.
- Wenn du die Mitarbeiter filterst und auf Alles auswählen klickst, werden nur die Mitarbeiter in der Liste ausgewählt.
- Wenn du ein Dokument über das Profil eines Mitarbeiters hochlädst, wird standardmäßig nur dieser Mitarbeiter ausgewählt.
Standardmäßig werden Dokumente nicht mit dem Team-Manager und Direkten Manager des Mitarbeiters geteilt. Abhängig von deinen Berechtigungen, kannst du festlegen, dass ein Dokument mit Managern geteilt wird.

📎HINWEIS: Wenn du Manager auswählst, können Manager die Dokumente in der Registerkarte Dokumente des Mitarbeiterprofils sehen. Administratoren haben vollen Zugriff auf alle Dokumente.
Falls erforderlich, wähle die Option Mitarbeiter auffordern, Dokumente anzunehmen aus. Daraufhin erhält der Mitarbeiter eine Aufgabe mit der Bitte, das Dokument anzunehmen oder abzulehnen. Du kannst zudem eine Frist für die Aufgabe eingeben.
Aktiviere das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigung senden, wenn der Mitarbeiter per E-Mail über das Dokument informiert werden soll.
Klicke auf Hochladen.

📌TIPP: Sobald das Dokument hochgeladen wurde, kann der Administrator sehen, wer beim Anzeigen von Dokumenten Zugriff auf das jeweilige Dokument hat.

Fragen zum Hochladen von Dokumenten

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um ein Dokument hochzuladen?

Zum Hochladen ist Folgendes erforderlich:

Dein Unternehmen hat das Sage HR Basis-Modul abonniert
Dokumente sind in den globalen Berechtigungen aktiviert
Wenn du kein Admin oder Team-Manager/direkter Manager bist, benötigst du eine Berechtigung zum Hochladen von Dokumenten

Kann ich mehrere Dokumente auf einmal hochladen?

Aktuell ist dies nicht möglich. Du kannst nur ein Dokument zur Zeit hochladen.

Kann ich Dokumente für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig hochladen?

Ja, du kannst ein Dokument für mehrere Mitarbeiter auf einmal hochladen. Wähle beim Hochladen einfach Mehrere Mitarbeiter aus. Du kannst filtern, welche Mitarbeiter angezeigt werden und diejenigen auswählen, für die das Dokument hochgeladen werden soll.

📎HINWEIS: Wenn du Alle auswählst, wird das Dokument mit jedem Mitarbeiter Deines Sage HR-Unternehmens geteilt.

Kann ich über die Sage HR-App auf Dokumente zugreifen?

Ja, Dokumente sind auf der Sage HR-App verfügbar. Allerdings kannst du sie auf der App nur anzeigen und herunterladen. Um Dokumente hochzuladen oder zu bearbeiten bzw. zu löschen, musst du die Web-Version unter sage.hr verwenden, am besten auf dem PC oder Tablet.

📎HINWEIS: Du hast auf der Sage HR-App keinen Zugriff auf eSignature-Dokumente.

Kann ich hochgeladene Dokumente gruppieren?

Ja, du kannst hochgeladene Dokumente bestimmten Kategorien zuweisen. Mit den entsprechenden Berechtigungen, kannst du zudem neue Kategorien erstellen.

Um ein Dokument in eine andere Kategorie zu verschieben, klicke einfach auf den Stift, wähle die Kategorie aus und klicke auf Hochladen.

📎HINWEIS: Dokumentkategorien sind nur verfügbar, wenn du das Sage HR Basis-Modul verwendest.

Kann ein hochgeladenes Dokument digital unterzeichnet werden?

Du kannst hochgeladene Dokumente digital unterzeichnen, indem du die entsprechenden Schritte ausführst.

Weitere Infos

📎HINWEIS: Du kannst Dokumente zum Unterzeichnen nicht auf der Sage HR-App anzeigen oder unterzeichnen.

Können Mitarbeiter Dokumente hochladen?

Ja, wenn dies in deinen Einstellungen aktiviert ist.