In diesem Artikel erfahren Sie, was in Sage HR zu tun ist, wenn ein Mitarbeiter von Vollzeit zu Teilzeit wechselt.
Diese Änderung hat z. B. Auswirkungen auf die arbeitsfreien Tage und das Urlaubsgeld.
Im Folgenden erläutern wir, was Sie basierend auf den von Ihnen verwendeten Sage HR-Modulen tun müssen.
Sage HR Basis - Den Beschäftigungsstatus oder das Arbeitsmuster ändern
Je nachdem, was Sie für den Mitarbeiter verwenden, müssen Sie seinen Beschäftigungsstatus oder sein Arbeitsmuster ändern.
Den Beschäftigungsstatus des Mitarbeiters ändern
Als Vollzeitbeschäftigter hatte der Mitarbeiter wahrscheinlich einen Beschäftigungsstatus mit 2 arbeitsfreien Tagen (Wochenendtagen). Wenn er als Teilzeitkraft jetzt weniger Tage arbeitet, hat er mehr arbeitsfreie Tage.
Das bedeutet, dass Sie einen neuen Beschäftigungsstatus erstellen, markieren müssen, welche Tage seine Wochenendtage (seine arbeitsfreien Tage) sind, und dann den Mitarbeiter diesem neuen Beschäftigungsstatus zuweisen müssen.
Das Arbeitsmuster des Mitarbeiters ändern
Möglicherweise müssen Sie auch das Arbeitsmuster ändern.
Schritt 1 - Erstellen Sie ein Arbeitsmuster
Wenn Sie noch kein Arbeitsmuster erstellt haben, das für die neuen Teilzeitstunden des Mitarbeiters gilt, müssen Sie ein neues Arbeitsmuster erstellen. Wenn Sie dies bereits getan haben, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Schritt 2 - Weisen Sie den Mitarbeiter seinem neuen Arbeitsmuster zu
Sobald Sie ein Arbeitsmuster für den Mitarbeiter erstellt haben, müssen Sie den Mitarbeiter diesem zuweisen.
Klicken Sie dazu auf dem Arbeitsmuster auf Zuweisung, wählen Sie den Mitarbeiter aus und klicken Sie auf Speichern. Wenn der Mitarbeiter einem anderen Arbeitsmuster zugewiesen wurde, wird die Zuweisung automatisch aufgehoben und er wird seinem neuen Arbeitsmuster zugewiesen.
Abwesenheitsmanagement - Die Abwesenheitsart des Mitarbeiters ändern
Schritt 1 - Berechnen Sie, ob der Arbeitnehmer unter oder über seinem Abwesenheitsanspruch liegt
Je nachdem, wie sich die Abwesenheiten Ihres Mitarbeiters ansammeln, müssen Sie möglicherweise prüfen, ob der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Umstellung seiner Arbeitszeit unter oder über seinem Anspruch liegt.
BEISPIEL: Die Vollzeitregelung Ihres Unternehmens gewährt Vollzeitmitarbeitern 20 Tage Abwesenheit im Zeitraum von Januar bis Dezember. Wenn ein Mitarbeiter am 1. Juli von Vollzeit auf Teilzeit wechselt, hätte er im Zeitraum vom 1. Januar bis 30. Juni (6 Monate) als Vollzeitkraft 10 Tage angesammelt. Als Arbeitgeber müssen Sie prüfen, ob der Mitarbeiter in diesem Zeitraum mehr oder weniger als 10 Tage genommen hat.
Sie können dies im Bericht „Abwesenheiten“ prüfen. So gelangen Sie dorthin:
Klicken Sie im Hauptmenü auf Berichte, dann auf Abwesenheit und auf Abwesenheitsberichte.
Wählen Sie den Mitarbeiter aus und anschließend die relevante Vollzeit-Abwesenheitsart.
Geben Sie im Feld Von den Beginn des Urlaubsjahres ein.
Geben Sie im Feld Bis den letzten Tag des Mitarbeiters als Vollzeitkraft ein.
Wählen Sie unter Status die Option Genehmigt.
Falls erforderlich, wählen Sie weitere Optionen aus.
Klicken Sie auf Erstellen.
Anschließend können Sie den Bericht bei Bedarf als Excel- oder PDF-Datei exportieren.
Der Bericht zeigt Ihnen, wie viele Abwesenheitstage der Mitarbeiter im aktuellen Urlaubsjahr als Vollzeitkraft genommen hat.
Schritt 2 – Zukünftige Abwesenheiten prüfen
Wenn zukünftige Abwesenheiten gebucht sind, müssen diese später storniert und unter einer neuen Teilzeit-Abwesenheitsart neu gebucht werden.
Bevor Sie dies tun, führen Sie einen Bericht aus, um zu prüfen, ob der Mitarbeiter für den Rest des Urlaubsjahres bereits Abwesenheiten gebucht hat.
So gehen Sie vor:
Folgen Sie den gleichen Schritten wie in Schritt 1, aber:
Ändern Sie das Feld Von auf den ersten Tag als Teilzeitkraft.
Ändern Sie das Feld Bis auf den letzten Tag des Urlaubsjahres.
Exportieren Sie den Bericht bei Bedarf als Excel- oder PDF-Datei.
Der Bericht zeigt Ihnen alle zukünftigen genehmigten Abwesenheiten im aktuellen Urlaubsjahr.
Wenn keine zukünftigen Abwesenheiten vorhanden sind, können Sie direkt mit Schritt 4 fortfahren.
Schritt 3 – Zukünftige Abwesenheiten unter der alten Abwesenheitsart stornieren
Alle zukünftigen Abwesenheiten, die unter der alten Abwesenheitsart gebucht wurden, müssen storniert werden, damit sie unter der neuen Teilzeit-Abwesenheitsart neu gebucht werden können.
📎 HINWEIS: Führen Sie diesen Schritt vor dem Wechsel zur neuen Abwesenheitsart durch. Andernfalls erhalten Sie beim Versuch, Abwesenheiten an bereits gebuchten Tagen neu zu buchen, eine Fehlermeldung. In diesem Fall müssten Sie den Mitarbeiter zunächst wieder der alten Abwesenheitsart zuweisen, um die Buchungen stornieren zu können.
Schritt 4 – Falls erforderlich: Teilzeit-Abwesenheitsart erstellen
Wenn Sie keine arbeitszeitbasierte Abwesenheitsart erstellt haben, müssen Sie im Rahmen der Umstellung von Vollzeit auf Teilzeit eine neue Abwesenheitsart für den Teilzeitanspruch des Mitarbeiters anlegen.
Falls bereits eine passende Abwesenheitsart für Teilzeitmitarbeiter vorhanden ist, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Falls nicht, erstellen Sie zunächst eine neue Abwesenheitsart mit einem anderen Abwesenheitsanspruch als bei Vollzeit.
Beispiel: Wenn Ihre Vollzeitregelung 20 Tage pro Jahr vorsieht, sollte die neue Teilzeit-Abwesenheitsart z. B. nur 10 Tage pro Jahr enthalten (siehe Schritt 1).
📌 TIPP: Wenn Sie eine neue Abwesenheitsart erstellen, geben Sie ihr einen Namen, der sie klar von der für Vollzeitmitarbeiter verwendeten Abwesenheitsart unterscheidet.
Schritt 5 – Mitarbeiter der Teilzeit-Abwesenheitsart zuweisen
Weisen Sie den Mitarbeiter der neuen Teilzeit-Abwesenheitsart zu.
Eine Anleitung dazu finden Sie im Artikel Mitarbeiter einer Abwesenheitsart zuweisen.
Schritt 6 – Neuen Anspruch für das verbleibende Urlaubsjahr berechnen
Der neue Anspruch hängt davon ab, wie sich Abwesenheiten in Ihrer Organisation ansammeln und ab wann der Mitarbeiter in Teilzeit arbeitet.
Da der Mitarbeiter einen Teil des Urlaubsjahres in Vollzeit und den Rest in Teilzeit arbeitet, hat er keinen vollen Jahresanspruch unter der neuen Teilzeit-Abwesenheitsart.
Berechnen Sie daher den anteiligen Anspruch ab dem ersten Tag in Teilzeit bis zum Ende des Urlaubsjahres.
Beispiel: Basierend auf dem Beispiel in Schritt 1:
Vollzeitanspruch: 20 Tage pro Jahr
Teilzeitanspruch: 10 Tage pro Jahr
Urlaubsjahr: 1. Januar bis 31. Dezember
Wechsel zu Teilzeit: 1. Juli
Anspruch:
10 Tage für Vollzeit (20 ÷ 2)
5 Tage für Teilzeit (10 ÷ 2)
Schritt 7 – Neuen Anspruch manuell anpassen
Passen Sie die neue Teilzeit-Abwesenheitsart manuell an, um den anteiligen Anspruch für den Rest des Jahres korrekt abzubilden.
Fügen Sie dazu Tage hinzu oder ziehen Sie sie ab.
Beispiel:
Die Teilzeit-Abwesenheitsart sieht 10 Tage pro Jahr vor. Für den Zeitraum 1. Juli bis 31. Dezember wären das 5 Tage.
Schritt 8 – Nicht genutzte oder überzogene Abwesenheiten aus der Vollzeitphase berücksichtigen
Wenn der Mitarbeiter in der Vollzeitphase weniger oder mehr Tage genommen hat als ihm zustanden, können Sie diese Differenz auf die neue Teilzeit-Abwesenheitsart übertragen.
Beispiel: Basierend auf dem Beispiel in Schritt 1:
Anspruch in Vollzeit (1. Jan – 30. Jun): 10 Tage
Genommen: 9 Tage
Nicht genutzt: 1 Tag
Neuer Anspruch:
5 Tage (Teilzeit) + 1 Tag (nicht genutzt) = 6 Tage für den Zeitraum 1. Juli bis 31. Dezember
Schritt 9 – Zukünftige Abwesenheiten neu buchen
Buchen Sie nun die zukünftigen Abwesenheiten des Mitarbeiters unter der neuen Teilzeit-Abwesenheitsart neu.
Verwenden Sie dazu den Bericht aus Schritt 2, um die betreffenden Daten zu ermitteln.
Schichtplanung (falls verwendet)
Wenn Sie das Modul Schichtplanung nutzen, beachten Sie Folgendes bei der Umstellung auf Teilzeit:
Schichtplangruppen:
Möglicherweise müssen Sie eine neue Schichtplangruppe für den Mitarbeiter erstellen, z. B. mit anderen Arbeitszeiten oder Gruppengrenzen.Schichtvorlagen:
Je nach Teilzeitmodell des Mitarbeiters sollten Sie neue Schichtvorlagen mit kürzeren Arbeitszeiten anlegen.
Fertig! Der Mitarbeiter ist nun erfolgreich als Teilzeitkraft in Sage HR eingerichtet.