Quand la situation de travail d’un employé change, il est nécessaire de mettre à jour plusieurs éléments dans les différentes sections de Sage HR.
Ce changement va impacter en particulier les jours non travaillés et la gestion des congés.
Retrouvez ci-dessous les actions à effectuer selon la disponibilité des modules configurés dans votre compte Sage HR.
Module principal – Modifier la situation d’emploi ou le régime de travail
Gestion des congés – Modifier la politique de congés
Planification des rotations – Modifier les groupes de planification et les modèles de rotations
Module Principal HR
Module Principal HR
Selon votre configuration pour l’employé, modifiez sa situation d’emploi et ou son régime de travail.
📎 REMARQUE : Le paramètre à modifier dépend du type de politique de congés utilisé pour l’employé.
Si la politique utilise les paramètres du calendrier, modifiez la situation d’emploi.
Si la politique utilise les régimes de travail, modifiez le régime de travail.
Avant d’effectuer toute modification, assurez-vous d’avoir approuvé ou refusé toutes les demandes de congés existantes de l’employé.
Modifier la situation d’emploi de l’employé
Modifier la situation d’emploi de l’employé
De façon générale, le temps plein consiste à avoir les jours de repos le week-end (samedi et dimanche).
En passant à temps partiel avec moins de jours travaillés, il aura davantage de jours non travaillés.
Définissez les jours de repos.
Affectez l’employé à cette nouvelle situation d’emploi.
Modifier le régime de travail de l’employé
Modifier le régime de travail de l’employé
Lorsqu’un employé passe à temps partiel, suivez les étapes suivantes pour modifier son régime de travail :
Étape 1 – Créer un régime de travail
Si aucun régime de travail ne correspond aux nouveaux horaires, créez un nouveau régime.
Si un régime approprié existe déjà, passez à l’étape suivante.
Étape 2 – Affecter l’employé à son nouveau régime de travail
Une fois le régime de travail créé ou identifié, assignez l'employé à celui-ci :
Ouvrez le régime de travail.
Cliquez sur Admissibilité.
Sélectionnez l’employé.
Cliquez sur Enregistrer.
Si l’employé était affecté à un autre régime de travail, Sage HR le transfère automatiquement de l’ancien régime vers le nouveau.
HR avec la Gestion des congés
HR avec la Gestion des congés
Si un employé change sa durée de travail, suivez les étapes ci-dessous pour lui accorder le bon solde de congés.
Exemple
Un employé travaille 40 heures par semaine avec 25 jours de congés dans un premier temps. Il passe ensuite à 20 heures par semaine à partir du 1er janvier avec 13 jours de congés.
Étape 1 – Calculer le droit aux congés proratisé pour l’ancien régime
Commencez par proratiser le droit aux congés pour la période allant du début de l’année de congés jusqu’à la date de changement d’horaires.
Formule :
(Droit annuel / 365) × nombre de jours avant le changement d’horaires
Exemple :
(40 / 365) × 121 = 13 jours
L’employé dispose donc de 13 jours à utiliser entre le 1er janvier et le 1er mai.
Étape 2 – Déduire les congés déjà pris sur cette période
Calculez ensuite le nombre de jours de congés déjà pris pendant cette période.
Utilisez le rapport Congés dans Rapports > Congés > Rapport des congés pour consulter les congés réservés.
Déduisez ce nombre du solde proratisé, il est possible que celui-ci soit négatif.
Exemple :
Si l’employé a utilisé 10 jours entre le 1er janvier et le 1er mai, il lui reste 3 jours.
Notez le solde restant, même si négatif.
Étape 3 – Créer une nouvelle politique pour le nouveau droit annuel
Avec le changement d’horaires, l’employé bénéficie d’un nouveau droit annuel. Sage HR ne calcule pas ce droit automatiquement.
Une fois le nouveau droit déterminé :
Utilisez les mêmes paramètres que l’ancienne politique.
Saisissez le nouveau droit annuel.
Enregistrez et affectez l’employé à cette politique.
Étape 4 – Calculer le droit proratisé pour le nouveau régime
Une fois l’employé affecté à la nouvelle politique, Sage HR lui attribue l’intégralité du droit annuel. Il est alors nécessaire de recalculer ses soldes, car il ne travaille pas à temps partiel sur toute l’année.
Formule :
(Nouveau droit annuel / 365) × nombre de jours entre le changement d’horaires et la fin de l’année de congés
Exemple :
(25 / 365) × 245 = 17 jours
L’employé dispose donc de 17 jours entre le 1er mai et le 31 décembre.
Étape 5 – Ajouter ou retirer le solde restant de l’ancienne politique
Ajoutez les jours non utilisés de l’ancienne politique ou déduisez les jours pris en trop.
Exemple 1 : il restait 3 jours → solde final : 20 jours (17 + 3)
Exemple 2 : solde de –4 jours → solde final : 13 jours (17 – 4)
Étape 6 – Recréer les congés à venir posés avant le changement
Si l'employé a posé des congés sous l’ancienne politique, effectif après le changement d’horaires, il est nécessaire de modifier ces congés pour les comptabiliser correctement :
Modifiez chaque demande de congé et associez-la à la nouvelle politique ou recréez les demandes sous la nouvelle politique.
Retirez alors l’employé de l’ancienne politique.
HR avec la Planification
HR avec la Planification
L’utilisation du module Planification des horaires implique les points suivants.
Groupes de planification
Si besoin, créez un nouveau groupe de planification pour appliquer des limites et des horaires de travail différents pour ces groupes.
Modèles de rotation
Selon la répartition des nouvelles heures à temps partiel, créez des nouveaux modèles de rotation avec des durées réduites.