eSignature ist ein praktisches Werkzeug, mit dem Sie signierbare Dokumente an Ihre Mitarbeiter senden und ihre Unterschriften in einem einzigen HR-System erhalten können.
Was brauche ich, um ein signierbares Dokument zu erstellen?
Das HR Basis-Modul
"Dokumente" müssen in den Berechtigungen aktiviert sein
Administrator-Zugriff auf eSignatures ODER auf Ihr Sage HR-Konto
So erstellen Sie ein signierbares Dokument
Klicken Sie im Hauptmenü auf Dokumente.
Klicken Sie auf Signierbares Dokument erstellen.
Wählen Sie ein Dokument zum Unterzeichnen aus. Sie haben folgende Optionen:
Option 1 - ein neues Dokument hochladen
Option 2 - ein Dokument aus den bereits in Ihrem Sage HR-Konto vorhandenen Dokumenten auswählen
📎HINWEIS: Aktuell werden in Sage HR die Dateiformate PDF und DOCX unterstützt. Möchten Sie ein anderes Format verwenden? Lassen Sie es uns wissen - wir sind dabei, weitere Dateiformate hinzuzufügen.
Nachdem Sie das Dokument hochgeladen haben, klicken Sie unten rechts auf Weiter.
Wählen Sie aus, wie das Dokument unterzeichnet werden soll. Wenn alle Empfänger dasselbe Dokument unterschreiben, können Sie die Signatur-Reihenfolge festlegen.
Klicken Sie anschließend auf Weiter.
Wählen Sie aus, in welchen Bereichen das Dokument unterzeichnet werden soll. Verwenden Sie Drag & Drop, um die Felder vom rechten Rand auf die Seiten Ihres Dokuments zu ziehen. Sie können die Felder zuweisen, die Namen der Felder anpassen und mehrere Felder kombinieren.
Signature - der Empfänger kann seine Unterschrift zeichnen, hochladen oder tippen
Initials - der Empfänger kann seine Initialen zeichnen, hochladen oder tippen
Date - der Empfänger kann ein Datum für seine Unterschrift auswählen
Free text - der Empfänger kann seine Zustimmung eingeben usw.
📌TIPP: Wenn Sie einen Platzhalter [full_name] im Feldnamen verwenden, konvertiert Sage HR diesen automatisch in den Namen des Unterzeichners, wenn das Dokument zum Unterschreiben versendet wird.
📎HINWEIS: Wenn ein Dokument zugleich vorbereitet und unterzeichnet wird, kann der Inhalt nicht bearbeitet werden.Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie einen Text für die E-Mail ein und legen Sie fest, bis wann das Dokument gültig ist. Nach diesem Datum kann das Dokument nicht mehr unterzeichnet werden.
Klicken Sie auf Dokument senden.
Anschließend erhalten alle Empfänger eine Aufgabe zum Unterzeichnen in ihrem Dashboard und werden per E-Mail benachrichtigt.
Nachdem alle Empfänger das Dokument unterzeichnet haben, sendet Sage HR es per E-Mail an jeden Unterzeichner und an den Absender. Die finale Version ist zudem im Abschnitt "Dokumente" in Ihrem Sage HR-Konto verfügbar.
📎HINWEIS: Die Mitarbeiter erhalten eine wöchentliche Erinnerungs-E-Mail, in welcher ihre ausstehenden Aufgaben aufgeführt sind. Wenn ein Mitarbeiter das ihm zugewiesene Dokument nicht unterzeichnet, wird diese Aufgabe weiterhin unter Meine Aufgaben in seinem Dashboard angezeigt.
Weiterführende Artikel