Il existe plusieurs types de Documents : les documents simples, les documents à signer, mais aussi les documents traçables :
Qu'est ce qu'un document traçable
La section Documents traçables permet de créer des catégories de documents et de définir des dates d’expiration. Elle facilite le suivi des échéances et déclenche l’envoi de notifications automatiques aux utilisateurs concernés.
Il est aussi possible de configurer le système de manière à ce que les employés soient tenus de télécharger ces documents.
Cela est utile pour gérer un certain type de document comme par exemple :
Licences de logiciels
Certificats de premiers secours
Documents de vaccination contre la Covid
Accréditations de sécurité
Comment ajouter des catégories de documents traçables
Pour télécharger un document avec une date d'expiration, il est nécessaire de créer une catégorie de documents traçables au préalable.
Comment télécharger un document avec une date d'expiration
La méthode pour télécharger un document avec une échéance sera la même que pour les documents simples. Il est cependant nécessaire de sélectionner une catégorie qui correspond à une catégorie de documents traçables créée au préalable.
Gestion des catégories de documents traçables
Une fois une catégorie créée, il alors est possible de modifier, désactiver et exiger un document
Désactiver ou réactiver une catégorie de documents traçables
Demander un document traçable à un employé
Retour à la configuration des documents