La fonctionnalité Documents dans le module de base permet de télécharger et de partager des documents et de créer des documents à signer.
Il est également possible de créer des documents traçables :
Qu'est ce qu'un document traçable
La section documents traçables permet de créer des catégories spécifiques et définir des dates d'expiration. Cela permet de suivre les échéances à venir et notifier les utilisateurs.
Il est aussi possible de configurer le système de manière à ce que les employés soient tenus de télécharger ces documents.
Cela est utile pour gérer un certain type de document comme par exemple :
Licences de logiciels
Certificats de premiers secours
Documents de vaccination contre la Covid
Accréditations de sécurité
Comment ajouter des catégories de documents traçables
Pour télécharger un document avec une date d'expiration, il est nécessaire de créer une catégorie de documents traçables au préalable.
Comment télécharger un document avec une date d'expiration
La méthode pour télécharger un document avec une échéance sera la même que pour les documents standard. Il est cependant nécessaire de sélectionner une catégorie qui correspond à une catégorie de documents traçables créée au préalable.
Comment modifier une catégorie de documents traçables
Il est possible de modifier, désactiver et exiger un document
Désactiver ou réactiver une catégorie de documents traçables
Demander un document traçable à un employé
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