Pour contrôler les documents et suivre la date d’expiration des documents assignés aux employés il est nécessaire de créer des catégories spécifiques aux documents traçables.
En tant qu'administrateur, cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sélectionnez Paramètres.
Depuis les Paramètres, cliquez sur Données sur les employés.
Cliquez sur Documents traçables.
Cliquez sur Ajouter une catégorie de document traçable.
Une fenêtre contextuelle apparaît pour configurer la catégorie :
Donnez un nom à la catégorie.
Indiquez un type de document.
Pour ajouter d'autres types, cliquez sur Ajouter un autre type de document.
Cliquez sur Continuer.
Sélectionnez les employés devant fournir un document traçable :
Employés spécifiques : choisissez les employés concernés.
Tout le monde : pour que tous les employés, y compris les nouveaux, soient automatiquement tenus de fournir ce document.
Cliquez sur Enregistrer.
Un e-mail sera envoyé aux employés sélectionnés, expliquant les étapes pour téléverser leur document.
La demande apparaîtra aussi dans la section Mes tâches de leur tableau de bord lorsqu'ils se connecteront à Sage HR.
Une fois activée, cette catégorie sera disponible au moment du téléchargement d'un document et de la sélection des catégories.
Gestion des catégories de document traçables
Chaque catégorie de documents traçables vous permet d’effectuer les actions suivantes :
TYPE D'ACTION | MESURE |
Sélection des employés |
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Modification |
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Désactivation et réactivation |
|
Retour à la configuration des documents traçables