Il est possible de rajouter une date d'expiration aux documents à condition d'avoir configuré au moins une catégorie de documents traçables au préalable.
Téléchargez un document selon la procédure habituelle.
Dans le champ Catégorie, sélectionnez une catégorie de document traçable.
Sélectionnez l’employé concerné par le document.
Sélectionnez le Type de document.
Les options affichées correspondent à celles définies dans la catégorie de documents traçables.
À la question Ce document expire-t-il, sélectionnez Oui.
📎 REMARQUE : Si cette option ne s'affiche pas, vérifiez que la catégorie sélectionnée correspond bien à une catégorie de document traçable.
Sélectionnez la Date d’expiration.
Une fois l’opération terminée, cliquez sur Télécharger.
Le document s’affiche dans la section Document de l’employé concerné avec la date d'expiration.
📎 REMARQUE : Le système enverra des rappels 90 jours avant la date d’expiration et le jour même de l’expiration. Les rappels sont envoyés au responsable direct de l’employé associé au document.
📌ASTUCE : La modification des destinataires et des échéances de rappel s’effectue en éditant les flux de travail par défaut suivants :
E-mail de rappel : le document Test traçable expire bientôt
E-mail de rappel : le document Test traçable a expiré