Si votre entreprise utilise le module de base Standard, il est possible de télécharger des documents et les partager auprès d'un ou plusieurs employés. Ciblez les destinataires en fonction de vos besoins.
📎 REMARQUE : Le rôle d'employé par défaut ne permet pas de télécharger des documents à moins que l'administrateur ajoute cet accès.
Accès aux documents
Il existe plusieurs méthodes pour accéder à la section des documents :
La section Documents depuis le menu principal de gauche
La section Documents depuis votre profil ou le profil d’un employé
Depuis Actions rapides en haut à droite
Comment télécharger un document
Depuis la section Documents, cliquez sur Télécharger un document.
Depuis la fenêtre Ajouter un document,
Cliquez sur Déposer les fichiers ici ou cliquez pour télécharger, sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir.
Alternativement, faites-le glisser et déposez-le dans le cadre.
Si nécessaire, ajoutez une description.
Cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez une catégorie. Par défaut la catégorie Général s'appliquera.
📌 ASTUCE : Un administrateur a l'autorisation de créer de nouvelles catégories si besoin.
Choisissez l'option Tout le monde ou une sélection d'employés.
Sélectionnez les employés concernés depuis la liste qui s'affiche.
Si besoin, filtrez par équipe, poste ou emplacement.
Définissez les options de partage :
Par défaut, les documents ne sont pas partagés avec le responsable d’équipe ou le responsable direct de l’employé.
En fonction de vos permissions, il est possible de cocher cette option.
📎 REMARQUE : En sélectionnant les responsables, ceux ci auront la visibilité des documents destinés à leur subordonnées depuis la section du profil de l’employé.
Autres options :
"Exiger que l'employé accepte les documents" : L'employé recevra une tâche pour approuver ou refuser le document, avec une date limite si nécessaire.
📎 REMARQUE : Cette option n'est disponible que pour les administrateurs. Ceux-ci pourront alors vérifier le statut d'approbation.
"Envoyer une notification par e-mail" : cochez cette case pour avertir l’employé par email.
Cliquez sur Télécharger.
📌 ASTUCE : Une fois le document ajouté, un administrateur pourra consulter les documents et vérifier les différents accès.
Questions Fréquentes
Quels sont les prérequis pour télécharger un document ?
Quels sont les prérequis pour télécharger un document ?
Les éléments suivants sont nécessaires :
Votre entreprise est abonnée au module de base.
Les documents sont activés dans les autorisations globales.
Un rôle ayant l'autorisation de télécharger les documents :
Par défaut le rôle d'administrateur ou responsable (d’équipe ou direct) aura l'autorisation.
Alternativement il est possible de rajouter l’accès pour télécharger des documents.
Est-il possible de télécharger des documents en masse ?
Est-il possible de télécharger des documents en masse ?
Actuellement, cette fonctionnalité n'est pas disponible. Ajoutez les documents un à un.
Est-il possible d'ajouter un document à plusieurs employés à la fois ?
Est-il possible d'ajouter un document à plusieurs employés à la fois ?
Oui, lors du téléchargement, sélectionnez Plusieurs employés et sélectionnez les individus.
📎REMARQUE : En sélectionnant Tout le monde, le document sera partagé avec chaque employé de votre entreprise dans Sage RH.
Les documents sont-ils accessibles sur l’application Sage HR ?
Les documents sont-ils accessibles sur l’application Sage HR ?
Oui, il est possible d'ajouter et consulter les documents sur l’application mobile.
📎REMARQUE : Les documents nécessitant une signature électronique ne sont pas accessibles via l’application.
Est-il possible d'attribuer une catégorie aux documents ajoutés ?
Est-il possible d'attribuer une catégorie aux documents ajoutés ?
Il est possible de rajouter une catégorie aux documents au moment du téléchargement. Pour changer la catégorie d’un document une fois ajouté, modifiez le document, sélectionnez la nouvelle catégorie, puis cliquez sur Télécharger.
A condition d'avoir les autorisations nécessaires, il est possible de créer de nouvelles catégories à tout moment.
📎REMARQUE : Les catégories de documents sont disponibles uniquement pour les utilisateurs du module de base Standard RH.
Est-il possible de signer un document numériquement ?
Est-il possible de signer un document numériquement ?
Oui, mais il existe une procédure spécifique pour les documents signés.
📎REMARQUE : La signature électronique n'est pas disponible via l’application mobile.