La fonctionnalité Documents permet d’envoyer des documents à signer aux employés et d’obtenir leur signature, directement dans Sage HR.
Pré-requis pour créer un document à signer
Module standard
Documents activés dans les Autorisations
Rôle d'administrateur des Signatures électroniques ou un accès administrateur au compte Sage RH
Créer un document à signer
Depuis le menu principal, cliquez sur Documents.
Cliquez sur Créer un document à signer.
Une fenêtre plein écran s’ouvre pour guider dans la création du document à signer.
Étape 1 : Choisir un document
Sélectionnez le document à signer parmi deux options :
Option 1 : Téléverser un nouveau document
Option 2 : Sélectionner un document déjà présent dans Sage RH
Une fois le document téléversé, cliquez sur Continuer en bas à droite.
📎REMARQUE : Sage RH prend en charge les formats PDF et DOCX pour le téléversement et la signature.
Étape 2 : Qui signe ce document et comment ?
Modes de signatures
Choisissez le mode de signature, selon deux approches possibles :
Les destinataires signent le même document
Les destinataires signent le même document
Tous les signataires apposeront leur signature sur le même document, par exemple pour un contrat. Sélectionnez cette option lorsque les signatures de plusieurs parties sont nécessaires pour l'acceptation.
Le résultat est un document unique contenant toutes les signatures, avec une copie disponible pour chacun.
📌ASTUCE : Cette option donne aussi la possibilité de définir un ordre de signature.
Les destinataires signent leur propre copie du document
Les destinataires signent leur propre copie du document
Chaque destinataire reçoit sa propre version du document. Cette option est idéale pour obtenir une signature ou un consentement d’un groupe d’employés lorsqu'une reconnaissance écrite est nécessaire. Cela implique plusieurs documents séparés (un par employé), signés individuellement (une seule signature par document).
Sélection des signataires
Si tous les destinataires signent le même document
Sélectionnez le premier employé et cliquez sur le bouton Ajouter un destinataire pour ajouter chaque employé.
Si besoin, définissez un ordre de signature.
Si chaque destinataire signe sa propre copie
Cochez les signataires concernés.
Cliquez sur Continuer.
📎REMARQUE : "Les employés sans e-mail ne peuvent pas signer de documents. Les employés sans adresse e-mail n'ont pas accès au libre-service et ne seront pas répertoriés". En savoir plus sur les employés sans adresse e-mail
Étape 3 : Configurer un document à signer
Définissez les zones de signature en faisant glisser les champs depuis la barre latérale vers le document.
Cinq types de champs sont disponibles :
Signature : Le signataire aura trois options : dessiner, téléverser ou saisir sa signature.
REMARQUE : Par défaut le nom sera automatiquement renseigné à partir du marqueur (full name=nom)
Initiales : Ajout des initiales (dessin, téléversement ou saisie).
Marqueur : pour ajouter des attributs basés sur le profil de l'employé.
Date : Le signataire sélectionne la date via un calendrier.
Texte libre : Champ polyvalent pour par exemple demander une confirmation de façon explicite.
Combinez et placez les champs dans le document dans l'ordre requis en fonction de vos besoins.
En ajoutant le champ dans le document, la configuration des paramètres s'affiche automatiquement sur la droite.
Pour s’assurer que le champ soit complété, définissez-le comme obligatoire.
Renommez si besoin les champs visibles par les signataires.
Configurez la taille (texte libre et signature)
Dans les cas des marqueurs, sélectionnez l'information à afficher depuis le menu déroulant
Dupliquez ou supprimez un champ
📎REMARQUE : Le contenu des documents dans Sage RH reste inchangé, garantissant l’intégrité des définitions et formulations.
Cliquez sur continuer.
Étape 4 : Créez un message et envoyez le document
Rédigez le message dans l'email envoyé aux destinataires pour préciser l’objet du document et rappeler les délais de signature.
Définissez aussi une date d’expiration. Passé ce délai, le document et les demandes de signature expireront et la signature de sera plus disponible.
Cliquez sur Envoyer le document en bas à droite.
Une fois envoyé, chaque signataire reçoit immédiatement une tâche sur son tableau de bord, l’invitant à consulter et signer le document. Une notification est aussi envoyée par e-mail.
Après signature de tous les destinataires, Sage HR envoie le document signé à chaque signataire et à l’expéditeur initial par e-mail. La version finale reste accessible dans Documents.
📎REMARQUE : Les employés reçoivent un e-mail hebdomadaire avec la liste des tâches en attente. Si un document n’est pas signé, il reste visible sous Mes tâches sur leur tableau de bord.