Il est possible d’ajouter des documents confidentiels au profil de l’employé et d’en restreindre l’accès à l’aide de la fonctionnalité Notes. (Par exemple pour des documents disciplinaires).
📎REMARQUE : La fonctionnalité Documents permet aussi d’ajouter des fichiers et de les partager avec des employés spécifiques. Ces documents apparaissent alors dans la section Documents des utilisateurs sélectionnés. En revanche, elle ne permet pas d’ajouter un document au profil de l’employé tout en le rendant invisible pour celui-ci.
Ajouter un document confidentiel
Pour utiliser la fonctionnalité Notes il est nécessaire de configurer l'autorisation - Accéder aux notes dans le profil de l'employé. Elle active alors l'onglet Notes dans le profil des utilisateurs.
Par défaut, cette autorisation ne figure pas dans le rôle des employés. En revanche, elle figure dans le rôle des Administrateurs des employés, Responsables directs et Responsables d'équipe.
Option - Ajouter une pièce jointe :
Lors de l'ajout d'une note, il est possible de joindre un fichier, par exemple un document PDF.
Option - "Cette note devrait être visible pour les autres utilisateurs".
Lors de l'ajout d'une note, la visibilité est cochée par défaut.
Cette option rendra visible la note à condition d'avoir l'autorisation de voir les notes d'une part et l'accès aux données de l'employé associé d'autre part.
Visibilité par l'employé :
Si l'autorisation de voir les notes de son profil est donnée à un employé, il est possible de la masquer en décochant cette option. Il ne verra alors que les notes qui sont cochées comme visibles.
Autorisation rôle employé = Accéder aux notes dans le profil de l'employé = moi-même
Visibilité des administrateurs :
Les administrateurs des employés verront toutes les notes, même si marquées comme non visible et quel que soit l'auteur.
Autorisation = Accéder aux notes dans le profil de l'employé = n'importe qui
Visibilité des responsables :
Par contre, un responsable ne verra pas forcément toutes les notes pour son subordonné :
Autorisation = Accéder aux notes dans le profil de l'employé = employés que je gère
Notes visibles et invisibles créés par lui même pour son subordonné ✅
Notes visibles créées par un administrateur ou responsable hiérarchique. ✅
Notes invisibles créés par un administrateur ou responsable hiérarchique ❌