Dans Sage RH, chaque rôle est configuré avec des accès spécifiques aux différentes rubriques.
Chaque autorisation (ou accès à une rubrique) dispose également de niveaux de restrictions spécifiques.
Lorsqu'une personne est ajoutée à votre entreprise, elle est affectée par défaut au rôle d'Employé. Il est possible de l'affecter à d'autres rôles et modifier les autorisations liées à chacun de ces rôles à tout moment.
EXEMPLE A : Autorisations et accès aux rubriques
Si par exemple un rôle particulier ne permet pas de télécharger des documents, il est possible d'ajouter cette autorisation à celui ci. Cela signifie que tout utilisateur assigné à ce rôle aura également accès à cette rubrique.
EXEMPLE B : Niveaux de restrictions
Par défaut, un rôle va permettre de faire une demande de congé mais seulement pour soi même. Il est possible de modifier cette autorisation pour faire la demande pour tous les collègues au sein d'une même équipe. Tout autre utilisateur assigné à ce même rôle aura désormais la même autorisation avec les mêmes restrictions.
Accès à la configuration des autorisations
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur Autorisations, puis sur Autorisations.
Cliquez sur Sélectionner un rôle.
Faites défiler la liste et sélectionnez votre rôle.
Une liste d'autorisations apparaît pour le rôle sélectionné.
Ces autorisations sont réparties sur plusieurs onglets, en fonction des modules disponibles pour le compte.
📌ASTUCE : Pour obtenir la liste de toutes les autorisations disponibles à la configuration, consultez le guide Autorisations disponibles par défaut.
Ajouter et configurer une autorisation
Si l'autorisation souhaitée pour ce rôle n'est pas répertoriée, il possible de l'ajouter à la liste.
Cliquez sur Ajouter une autorisation.
Depuis le menu déroulant, faites défiler la liste ou recherchez une autorisation spécifique par mot clé.
Pour chaque autorisation, une description est affichée :
Sélectionnez l'autorisation et cliquez sur Continuer.
Sélectionnez les restrictions pour cibler l'étendue d'accès pour les employés concernés par ce rôle.
Par exemple, autoriser un chef d'équipe à modifier les champs personnalisés d'autres employés, mais au sein de son équipe uniquement.
Les restrictions disponibles sont les suivantes :
Moi-même : Si cette option est sélectionnée, la rubrique est restreinte à l'utilisateur affecté à ce rôle. Par exemple, un utilisateur n'aura pas la possibilité de faire une demande de congé pour un autre utilisateur.
Employés sous ma responsabilité/mes subordonnés : Les autorisations sont alors limitées aux employés relevant du responsable direct, conformément à l’organigramme.
Employés spécifiques : si cette option est sélectionnée, l’autorisation s’appliquera uniquement aux employés sélectionnés.
Équipes dont je suis responsable : Les autorisations s'appliqueront aux équipes auxquelles les utilisateurs affectés à ce rôle ont été assignés comme responsables d'équipe.
Équipes dont je suis employé : La restriction s'appliquera aux co-équipiers de l'utilisateur.
Équipes spécifiques : Si cette option est sélectionnée, l’autorisation s’appliquera uniquement aux équipes spécifiques sélectionnées. il est possible que l'utilisateur ne fasse pas partie de l'équipe en question.
Ma localisation : Il s'agit de la localisation attribuée aux utilisateurs affectés à ce rôle. Cette restriction ne s'appliquera qu'aux employés avec le même emplacement.
Lieux spécifiques : Cette option vous permet de sélectionner plusieurs lieux, y compris des emplacements auxquels l'utilisateur n'est pas affecté.
Tout le monde : Cette option permet aux utilisateurs affectés à ce rôle d'appliquer cette autorisation à tous les utilisateurs de Sage HR.
📌ASTUCE : Pour ne pas appliquer de restrictions, sélectionnez Tout le monde.
Une fois terminé, cliquez Soumettre.
Les restrictions appliquées s'affichent à côté de chaque autorisation.
📎REMARQUE : L'autorisation Accéder aux informations des employés requière un deuxième niveau de restriction pour étendre ou restreindre l'accès aux données personnelles. (Afficher ou modifier les données personnelles)
📎REMARQUE : Si une autorisation dépend de l'accès à une autre autorisation, un message d'avertissement apparaîtra.
Par exemple pour modifier, il faut aussi l'option pour consulter.
Modifier une autorisation
Pour modifier une autorisation, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée à côté de celle-ci.
Sélectionnez les restrictions concernées, comme expliqué dans la section ci-dessus.
📎REMARQUE : Il n'est pas possible de modifier certains rôles créés par défaut.
Supprimer une autorisation
Pour supprimer une autorisation d'un rôle, cliquez sur l'icône de la corbeille.
Si besoin, ajoutez une nouvelle autorisation.
📎REMARQUE : Il n'est pas possible de supprimer certains rôles créés par défaut.