Damit der Import Ihrer Mitarbeiterdaten anhand der Importvorlage in Sage HR reibungslos funktioniert, sollten Sie die folgenden Punkte sorgfältig prüfen.
⚠ ACHTUNG: Ändern Sie nicht das Format der Importvorlage – nur die Inhalte in den jeweiligen Zellen.
📎 HINWEIS: Die Daten des ersten Mitarbeiters müssen in Zeile 3 der Excel-Tabelle beginnen. Informationen in den Zeilen darüber (z. B. Zeile 1, Zeile 2) werden nicht importiert.
First name (Vorname) – Pflichtfeld
Last name (Nachname) – Pflichtfeld
Work Email (Geschäftliche E-Mail-Adresse) – Pflichtfeld
Die E-Mail-Adresse ist groß-/kleinschreibungssensitiv und wird für die Anmeldung verwendet. Beispiel: Wenn die E-Mail-Adresse als
[email protected]importiert wird, kann sich der Mitarbeiter nicht mit[email protected]anmelden.
Bitte überprüfen Sie die Schreibweise sorgfältig. Falls sie falsch ist, müssen Sie den Mitarbeiter in Sage HR kündigen und löschen und anschließend mit den korrekten Daten neu anlegen.
Passwort
Muss mindestens 8 Zeichen lang sein.
Muss mindestens 3 der folgenden Kriterien erfüllen:
Großbuchstabe
Kleinbuchstabe
Zahl
Sonderzeichen
📎 HINWEIS: Wenn das Feld leer bleibt, kann der Mitarbeiter sein Passwort selbst festlegen, nachdem er die Willkommens-E-Mail erhalten hat.
Employment Start Date (Beschäftigungsbeginn) – Pflichtfeld
Das Feld muss im Format „Datum“ formatiert sein:
In Excel: Felder markieren → Registerkarte „Start“ → Bereich „Zahl“ → Dropdown-Menü → „Kurzes Datum“ oder „Langes Datum“ auswählen.Wenn das Datum ungültig ist (z. B. 31.04.20), wird stattdessen das Importdatum eingetragen.
Employment Status (Beschäftigungsstatus)
Muss einer der folgenden Werte sein: Vollzeit, Teilzeit, Vertrag, Praktikum
⚠ ACHTUNG: Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig „Vollzeit“ zugewiesen.
Position
Geben Sie eine beliebige Position ein – falls diese in Sage HR noch nicht vorhanden ist, wird sie automatisch als neue Option erstellt.
⚠ ACHTUNG: Wenn bereits ein Mitarbeiterprofil in Sage HR vorhanden ist und Sie die Importvorlage verwenden, um Daten zu überschreiben, wird die bestehende Position gelöscht, wenn das Feld leer bleibt.
Employee number (Personalnr.)
Geben Sie eine eindeutige Referenznummer für den Mitarbeiter ein.
Überprüfen Sie, ob diese Nummer bereits vergeben ist:
Gehen Sie zu Berichte → Mitarbeiterdaten → Benutzerdefinierte Berichte → Neu. Wählen Sie die Optionen „Vorname“, „Name“ und/oder „Vollständiger Name“ und „Mitarbeiternummer“ aus. Geben Sie einen Titel für den Bericht ein. Klicken Sie neben dem Titel des fertig erstellten Berichts auf den Pfeil und prüfen Sie, ob zu den entsprechenden Namen bereits eine Mitarbeiternummer vorhanden ist.
Reports to (Berichtet an)
Kann leer bleiben – wird zur Darstellung der Organisationsstruktur verwendet.
Muss die geschäftliche E-Mail-Adresse der Person sein, der der Mitarbeiter unterstellt ist. Diese Person muss bereits in Sage HR vorhanden sein.
Falls die vorgesetzte Person noch nicht in Sage HR vorhanden ist, aber in der Importliste enthalten ist, werden beide Profile importiert.
Die E-Mail-Adresse ist groß-/kleinschreibungssensitiv und muss exakt mit der E-Mail-Adresse der vorgesetzten Person in Sage HR übereinstimmen.
Time off approved by (Abwesenheit genehmigt von)
Muss die E-Mail-Adresse der Person sein, die Abwesenheiten genehmigt. Diese Person muss bereits in Sage HR vorhanden sein.
Falls der Abwsenheitsgenehmiger noch nicht in Sage HR vorhanden ist, aber in der Importliste enthalten ist, werden beide Profile importiert.
Die E-Mail-Adresse ist groß-/kleinschreibungssensitiv und muss exakt mit der E-Mail-Adresse des Genehmigers in Sage HR übereinstimmen.
Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig der Admin-Benutzer als Genehmiger zugewiesen.
Location (Standort)
⚠ ACHTUNG: Wenn bereits ein Mitarbeiterprofil vorhanden ist und Sie die Importvorlage verwenden, um Daten zu überschreiben, wird der bestehende Standort gelöscht, wenn das Feld leer bleibt.
Geben Sie den Arbeitsstandort ein. Dieser kann geografisch (z. B. London) oder standortspezifisch (z. B. Büro) sein.
Falls der Standort in Sage HR noch nicht vorhanden ist, wird er automatisch erstellt.
Gender (Geschlecht)
Wählen Sie zwischen „Männlich“, „Weiblich“, „Divers“ oder lassen Sie das Feld leer.
Marital Status (Familienstand)
Wählen Sie zwischen „Ledig“, „Verheiratet“, „Geschieden“, „Verwitwet“, „In einer Beziehung“, „Sonstiges“ oder lassen Sie das Feld leer.
Nationality (Staatsangehörigkeit)
Wählen Sie die entsprechende Option aus der Liste im Tab „Nationalities“ am unteren Rand der Importvorlage.
Wenn der Wert nicht mit einer Nationalität aus der Liste übereinstimmt, wird er nicht importiert.
Mobile Phone number (Mobiltelefonnummer)
Setzen Sie das Feldformat auf „Standard“: In Excel → Felder markieren → Registerkarte „Start“ → Bereich „Zahl“ → Dropdown-Menü → „Standard“ auswählen.
Verwenden Sie für Mobilnummern die internationale Vorwahl anstelle von 0, da Excel die führende Null entfernt.
Address 1 (Adresszeile 1)
Sonderzeichen (z. B. Kommas) sind erlaubt, keine Zeichenbegrenzung.
Address 2 (Adresszeile 2)
Sonderzeichen sind erlaubt, keine Zeichenbegrenzung.
City (Ort)
Sonderzeichen sind erlaubt, keine Zeichenbegrenzung.
Postal Code (Postleitzahl)
Sonderzeichen sind erlaubt, keine Zeichenbegrenzung.
Kein bestimmtes Format erforderlich, z. B. NE1 1AA.
Country (Land)
Wählen Sie die entsprechende Option aus der Liste im Tab „Countries“ am unteren Rand der Importvorlage.
Wenn der Wert nicht mit einem Land aus der Liste übereinstimmt, wird er nicht importiert.
Emergency contact – Full Name (Notfallkontakt – Vollständiger Name)
Geben Sie den Namen des Notfallkontakts ein.
Wenn das Feld leer bleibt, werden keine weiteren Notfallkontaktinformationen importiert.
Emergency Contact – Relation (Notfallkontakt – Beziehung)
Wählen Sie zwischen „Ehemann“, „Ehefrau“, „Vater“, „Mutter“, „Sohn“, „Tochter“, „Bruder“, „Schwester“, „Freund“, „Partner“, „Verwandter“, „Sonstiges“ oder lassen Sie das Feld leer.
Emergency Contact – Mobile Phone # (Notfallkontakt – Mobiltelefonnummer)
Setzen Sie das Feldformat auf „Standard“:
In Excel → Felder markieren → Registerkarte „Start“ → Bereich „Zahl“ → Dropdown-Menü → „Standard“ auswählen.Verwenden Sie für Mobilnummern die internationale Vorwahl anstelle von 0, da Excel die führende Null entfernt.
Emergency Contact – Email (Notfallkontakt – E-Mail-Adresse)
Der eingegebene Wert wird unabhängig vom Inhalt importiert – bitte überprüfen Sie die Schreibweise und das Format.
Status
Muss entweder lauten:
Aktiv – wenn der Mitarbeiter noch beschäftigt ist oder
Beendet – wenn der Mitarbeiter nicht mehr bei Ihnen arbeitet
📎 HINWEIS: Wenn das Feld leer bleibt, wird der Status in Sage HR standardmäßig als „Aktiv“ gesetzt, d. h. der Mitarbeiter gilt als beschäftigt.
Termination date (Austrittsdatum)
Wenn im Feld „Status“ der Wert „Terminated“ steht, ist das Austrittsdatum ein Pflichtfeld. Ohne dieses Datum wird der Mitarbeiter nicht importiert.
Feld muss im Format „Datum“ formatiert sein:
In Excel → Felder markieren → Registerkarte „Start“ → Bereich „Zahl“ → Dropdown-Menü → „Kurzes Datum“ oder „Langes Datum“ auswählenÜberprüfen Sie, ob der Mitarbeiter erfolgreich in Sage HR importiert wurde:
Berichte → Mitarbeiterdaten → Gekündigte Mitarbeiter
Wenn das Austrittsdatum ungültig ist (z. B. 31.04.20), wird der Mitarbeiter nicht importiert.