Wir wissen, wie wichtig die Einwilligung zur Speicherung personenbezogener Daten ist – insbesondere im Einstellungsprozess. Sage HR bietet mehr Flexibilität und Automatisierung beim Umgang mit personenbezogenen Informationen (PII) von Bewerbern.
In Sage HR können Bewerber automatisch oder manuell zur Einwilligung zur Speicherung ihrer Daten aufgefordert werden. Sie können ihre Einwilligung widerrufen und ihre personenbezogenen Daten anonymisieren lassen.
⚠️ ACHTUNG: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, kann dies dazu führen, dass Bewerberdaten automatisch verändert werden. Bitte lesen Sie diesen Artikel sorgfältig und prüfen Sie die interne Vorgehensweise Ihres Unternehmens zur Datenspeicherung, bevor Sie die Funktion aktivieren.
Was brauche ich zur Einrichtung?
Die Einrichtung kann nur von einem Benutzer mit Administratorzugriff in Sage HR vorgenommen werden.
So gelangen Sie zu den Einstellungen zur Datenspeicherung
Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und dann auf Einstellungen.
Im Einstellungsmenü klicken Sie auf Recruiting, dann auf Datenspeicherung.
Direkt zu:
Datenspeicherung aktivieren
Wenn die Funktion Datenspeicherung für Bewerber aktiviert ist, speichert das System die personenbezogenen Daten von Bewerbern, die keine Einwilligung zur Datenspeicherung erteilt haben, für die Anzahl an Tagen, die im Parameter Persönliche Daten speichern für: (Tage) festgelegt ist.
Nach Ablauf des im Parameter Einwilligungsanfrage automatisch senden nach: (Tage) definierten Zeitraums versendet das System automatisch eine E-Mail-Anfrage zur Einwilligung.
Was passiert, wenn die Funktion zur Datenspeicherung deaktiviert wird, nachdem Einwilligungsanfragen bereits versendet wurden?
Bewerber, die die E-Mail erhalten haben, können weiterhin auf die Anfrage reagieren – sie können die Einwilligung erteilen oder ablehnen.
Wenn keine Einwilligung erteilt wird, können ihre personenbezogenen Daten automatisch verändert bzw. anonymisiert werden, sofern sie nicht aktiv über den Button in der E-Mail zustimmen.
📎 HINWEIS: Automatisierte E-Mails und automatische Anonymisierung gelten nur für Bewerber, die nach Aktivierung und Speicherung der Datenspeicherungsrichtlinie hinzugefügt wurden.
Zeitrahmen für Datenspeicherung und Einwilligungsanfragen festlegen
Legen Sie fest, wie lange Daten gespeichert werden und wann Bewerber zur Einwilligung aufgefordert werden – abhängig davon, ob sie bereits eingewilligt haben oder nicht.
Für neue Bewerber ohne Einwilligung
Einwilligungsanfrage automatisch senden nach: (Tage)
Wenn ein neuer Bewerber ohne vorherige Einwilligung in Sage HR hinzugefügt wird, erhält er eine E-Mail mit der Bitte um Einwilligung zur Datenspeicherung.
→ Geben Sie die Anzahl der Tage ein.Personenbezogene Daten speichern für: (Tage)
Zeitraum, in dem die Daten eines Bewerbers gespeichert werden, bis er die Einwilligung erteilt oder ablehnt.
→ Geben Sie die Anzahl der Tage ein.
Für Bewerber mit Einwilligung
Personenbezogene Daten speichern für: (Monate)
Sobald ein Bewerber eingewilligt hat, werden seine Daten für den angegebenen Zeitraum gespeichert.
Erneute Anfrage vor Ablauf der Einwilligung senden: (Tage)
Bevor die Einwilligung abläuft, sendet Sage HR eine erneute Anfrage zur Verlängerung.
→ Dieser Wert legt fest, wie viele Tage vorher die Anfrage versendet wird.
Verlängerung der Einwilligung anfragen für: (Monate)
Zeitraum, für den die Einwilligung bei erneuter Anfrage verlängert wird.
Wie greifen diese Einstellungen ineinander?
Was passiert? | Wann? / Für wen? | Was passiert genau? | Was können Sie tun? |
Schaltfläche „Um Einwilligung bitten“ wird angezeigt | Bei neuen Bewerbern, denen noch keine Einwilligungsanfrage gesendet wurde | Im Bewerberprofil wird die Schaltfläche „Um Einwilligung bitten“ angezeigt | Sie können die Anfrage manuell senden |
Einwilligungs-anfrage wird gesendet | Manuell per Klick oder automatisch nach X Tagen | Der Bewerber erhält eine E-Mail mit den Optionen „Einwilligen“ oder „Ablehnen“ | Sie können den Zeitraum anpassen oder die Anfrage manuell senden |
Warten auf Einwilligung | Bis zu X Tagen | Erfolgt keine Einwilligung, werden die Daten automatisch anonymisiert | – |
Einwilligung liegt vor | Daten werden für X Monate gespeichert | Die Daten bleiben in Sage HR gespeichert | – |
Einwilligung widerrufen | Jederzeit möglich per Klick auf „Einwilligung widerrufen“ | Die personenbezogenen Daten werden sofort anonymisiert | Sie können den Widerruf auslösen |
Verlängerung der Einwilligung | Vor Ablauf der Einwilligung | Das System sendet automatisch eine neue Anfrage | Sie können den Zeitraum anpassen |
📎Hinweis: Es gibt weitere Fälle, in denen personenbezogene Daten von Bewerbern anonymisiert werden können. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten.
Anonymisierung personenbezogener Daten
Was bedeutet Anonymisierung?
Anonymisierung bedeutet, dass Systembereiche bereinigt werden, die personenbezogene Daten von Bewerbern enthalten könnten, die keine Einwilligung erteilt haben oder nicht rechtzeitig reagiert haben.
→ Der Bewerberdatensatz bleibt bestehen und erscheint weiterhin in Berichten.
Wann erfolgt die Anonymisierung?
Die Einwilligung wurde widerrufen
Der Bewerber hat nicht rechtzeitig auf die Einwilligungsanfrage reagiert (länger als im Parameter angegeben)
Der Bewerber hat die Einwilligungsanfrage aktiv abgelehnt
Welche Inhalte können bei der Anonymisierung gelöscht werden?
Kommentare im Bewerberprofil
Kommentare in Scorecards
Verbundene Aufgaben
Bewerbungsgespräche
→ Wählen Sie die gewünschten Optionen aus, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Speichern.
E-Mail-Vorlagen zur Einwilligung anpassen
Sie können die Vorlagen für folgende drei E-Mails anzeigen (Augensymbol) und anpassen (Stiftsymbol):
Bewerber ohne Empfehlung
Bewerber mit Empfehlung
Antrag auf Einwilligungsverlängerung
Inhalt der Seite zur Einwilligung anpassen
Wenn ein Bewerber die Einwilligung erteilt oder ablehnt, können Sie die Seite, die ihm nach der Auswahl angezeigt wird, anzeigen (Augensymbol) und anpassen (Stiftsymbol).
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