Il est utile de définir une date d’expiration lors de l’ajout d’une formation. Celle-ci permet de surveiller les certifications ou qualifications des employés nécessitant un renouvellement périodique.
Il est également possible de déclencher des notifications à l’approche de l’échéance ou à l’expiration de la formation.
📎 REMARQUE : Cette fonctionnalité est disponible pour les Administrateurs et les Administrateurs de formation. Les employés auront l'accès uniquement si les paramètres autorisent l’ajout de formations par les employés.
Ajout de la date d’expiration
Lors de l’ajout d’une formation, configurez aux choix l'un des deux modes disponibles :
Une date précise
Une période (par exemple : 1 an). Dans ce cas, le système calcule automatiquement la date d’expiration et l’ajoute à la formation de l’employé.
Suivi des échéances
Une fois la date d’expiration définie, elle apparaîtra au niveau de la formation dans le profil de l’employé. Une fois la formation achevée, marquez celle-ci comme finalisée.
Configuration des rappels
Il est possible de créer des rappels automatiques via un flux de travail lorsque une formation approche de son échéance.
Accédez aux Paramètres pour créer un flux de travail :
Cliquez sur votre nom en haut à droite.
Sélectionnez Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur Flux de travail.
Ajoutez un nouveau flux et sélectionnez les critères suivants :
Événement déclencheur : Employé + Formation expirée
Réaliser cette action : Envoyer un e-mail + à l'employé lui-même
Conditions d'envoi : nombre de jours (par exemple -2) avant l'évènement (date d'expiration)