Avant de donner l’accès aux employés, vérifiez leurs autorisations.
Il est préférable de restreindre l'accès à certaines informations et s'assurer qu'elles ne sont visibles que pour les utilisateurs concernés.
📎 REMARQUE : Seuls les administrateurs ont l'accès aux bulletins de paie des autres employés.
Configuration des données personnelles
Autorisations relatives aux données personnelles
Les autorisations suivantes impactent directement l'accès aux données des utilisateurs :
Accéder aux informations des employés
Consulter l'annuaire de l'entreprise
Voir l'organigramme
Ces autorisations sont configurées depuis les Paramètres :
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu Paramètres, cliquez sur Autorisations, puis sur Autorisations.
Dans Sélectionner un rôle, sélectionnez par exemple Employé.
Autorisation | Détails | Restrictions par défaut - (Rôle employé) | Restrictions par défaut - (Responsable d'équipe) |
Accéder aux informations des employés | Il existe plusieurs niveaux d'accès différents :
| Moi-même = Modifier les informations | Moi-même = Modifier les informations
+
Équipe à laquelle j'appartiens en tant que responsable = Modifier les informations
|
Consulter l'annuaire de l'entreprise | Cette autorisation permet uniquement d'accéder à l'annuaire et de voir le nom des employés.
L'accès aux profils des employés depuis l'annuaire dépendra alors de l'autorisation « Accéder aux informations sur les employés ». | N'importe qui | Moi-même
+
Équipe à laquelle j'appartiens en tant que responsable |
Voir l'organigramme | Permet d'accéder à l'organigramme depuis la page Entreprise et de voir la structure des équipes.
L'accès aux profils des employés depuis l'organigramme dépendra alors de l'autorisation « Accéder aux informations sur les employés ». | Moi-même + Équipes auxquelles j'appartiens | N'importe qui |
Restriction de l'affichage des informations
Lorsque l’autorisation Accéder aux informations des employés est activée, il est possible de cibler les informations à afficher.
Afficher les cartes d’information (information minimale)
En cliquant sur le cadre de l'employé, les menus secondaires ne s'affichent pas (Employé et Personnel). Seule une carte d'information apparaît avec le nom de l'équipe à laquelle la personne appartient. Il est possible de rajouter des informations supplémentaires.
Information par défaut :
Nom de l'équipe
Information supplémentaire, si activée dans Autorisations > Employés
Afficher la date de début d'emploi
Afficher le nom du responsable
Permettre aux employés de voir les e-mails
Consulter les informations personnelles (Onglet PERSONNEL)
En cliquant sur le cadre de l'employé, le menu secondaire s'affiche avec l'onglet PERSONNEL (adresse, etc.)
Consulter les informations des employés (Onglet EMPLOYE)
En cliquant sur le cadre de l'employé, le menu secondaire s'affiche avec l'onglet EMPLOYE (informations emploi et équipe)
Afficher les employés et informations personnelles (Onglets PERSONNEL et EMPLOYE)
En cliquant sur le cadre de l'employé, le menu secondaire s'affiche avec les deux onglets PERSONNEL et EMPLOYE
Il est également possible d'activer l'accès à la modification des champs. En général ces autorisations sont données dans les rôles des chefs d'équipes ou administrateur des employés.
Restriction de l'accès en fonction du profil
Lorsque l’autorisation Accéder aux informations des employés est activée, il est possible de restreindre l'accès en fonction du profil des utilisateurs :
Profils disponibles :
Moi-même
Employés sous ma supervision directe
Employés spécifiques
Équipe à laquelle j'appartiens en tant que responsable
Équipe au sein de laquelle je suis salarié
Équipes spécifiques
Mon emplacement
Il est possible de configurer plusieurs profils au sein de cette autorisation.
Par exemple :
Moi-même = modifier les informations
Équipe au sein de laquelle je suis salarié = consulter les informations
Équipe spécifique ="equipe z = afficher les cartes d'informations
Chaque employé avec ce rôle aura l'accès suivant :
Modifier les informations mais seulement pour son propre profil.
Accéder à l'onglet EMPLOYE mais seulement pour les membres de son équipe.
Accéder à la carte d'information des membres de l'équipe sélectionnée. (Dans ce cas, l'accès aux onglets Employé et Personnel n'est pas autorisé)
L'accès aux profils des membres des autres équipes n'est pas autorisé du tout. Seul leur nom est visible dans l'annuaire si l'autorisation est activée par ailleurs.
Comment masquer les informations des autres employés
Comment masquer le nom des autres employés
Pour masquer les autres employés, supprimez l'accès à l'annuaire (liste des employés) et à l'organigramme (structure).
Pour cela, cliquez sur l’icône corbeille à côté des autorisations suivantes depuis le rôle attribué.
Afficher l’annuaire de l’entreprise
Voir l'organigramme
Comment masquer toutes les informations
Pour masquer les informations des employés, configurez l’autorisation Accéder aux informations des employés uniquement sur Moi-même dans le rôle de l'employé.
Tous les employés affectés à ce rôle ne verront pas les informations des autres employés par défaut.
📎 REMARQUE : Ne supprimez pas cette autorisation du rôle Employé. Sa suppression empêchera l’accès à ses propres informations.
Si l’accès à l’annuaire ou à l’organigramme est actif, les employés ne verront que le nom des autres employés.
📌 ASTUCE : Vérifiez également que l’employé ne dispose d’aucun autre rôle incluant des autorisations non souhaitées. Comment vérifier les autorisations des employés
Comment masquer les adresses e-mail
L'adresse e-mail apparaît à deux endroits différents :
Onglet Employé
L'adresse e-mail apparaît par défaut dans l'onglet Employé.
Elle sera donc visible à tout utilisateur ayant accès à cet onglet.
L'accès est défini via l'autorisation "Accéder aux informations des employés".
Si cette autorisation est définie uniquement sur moi-même dans le rôle de l'employé, les employés ne verront pas l'adresse e-mail de leur collègues.
Par contre, le chef d'équipe ayant le rôle de responsable aura par défaut accès à cet onglet et cette information.
Carte d'information
Si l'accès à la carte d'information est donné par exemple pour le reste des équipes, il est possible de désactiver l'affichage de l'e-mail.
Pour que l'adresse e-mail n'apparaisse pas de façon globale sur les cartes d'information, décochez l’option depuis Paramètres > Autorisations > Employés > Autoriser les employés à voir les adresses e-mail.
Ce paramètre s'appliquera pour tous les rôles avec l'autorisation Données sur les employés configurée sur la carte d'information.