La plupart des pays ou juridictions requièrent des autorisations de travail sur leur territoire.
L'option "Statut d'autorisation de travail" permet de gérer l'administration des permis de travail et automatiser leur suivi.
Découvrez ci-dessous :
Comment activer et paramétrer les autorisations de travail
Comment automatiser les rappels lorsque les documents arrivent à expiration
Comment accéder aux rapports et faire le suivi des différents statuts
Prérequis
Un accès administrateur des paramètres est nécessaire pour gérer le statut d'autorisation de travail.
⚠️MISE EN GARDE : Sage HR ne remplace pas les contrôles du droit au travail exigés par les autorités locales. Cette fonctionnalité permet l'employeur d'administrer la gestion et la conservation des documents. Respectez l’ensemble des obligations légales applicables. www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2728
Activation
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur Données des employés.
Cliquez sur Documents.
Faites défiler jusqu’à Suivre les données des employés avec des documents, puis activez l'option Droit au travail.
Cliquez sur Enregistrer.
Le suivi du droit au travail est maintenant activé.
Ajout des documents de type "Autorisation de travail"
Une fois l'option activée, un administrateur aura la possibilité d'ajouter un document prouvant le droit au travail pour un employé.
Cliquez sur Documents.
Cliquez sur Télécharger un document.
Sélectionnez la catégorie Autorisation de travail dans la liste déroulante.
Sélectionnez l'employé.
📎REMARQUE : Ce document sera visible par l'employé, tous les responsables directs et les administrateurs système.
Renseignez le type de document et son numéro associé et la date d’expiration, si applicable.
Activez au choix l'option Exiger que l'employé accepte les documents.
Une fois activée, il est possible d'ajouter une date limite.
Activez la notification par e-mail si nécessaire.
Cliquez sur Télécharger.
📎 REMARQUE : Seul un administrateur aura la possibilité d'importer un document de droit au travail pour un autre employé. Il n'est pas possible de procéder pour soi, même pour un administrateur. Il est alors nécessaire qu'un autre administrateur effectue cette action. (L'auteur ne doit pas être l'employé de RTW-right to work)
Rappels automatiques
Après l’activation de l'option Autorisation de travail, le système ajoute automatiquement des nouveaux flux.
E-mail de rappel : l'autorisation de travail expire bientôt
E-mail de rappel : l'autorisation de travail a expiré
Ces flux par défaut permettent d'envoyer un e-mail au responsable direct :
90 jours avant l’expiration du droit au travail
Après l’expiration du droit au travail
Il est possible pour un administrateur des paramètres de modifier ce flux par défaut :
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur Flux de travail.
📌ASTUCE : Pour plus d’informations, consultez la collection d'articles sur les flux de travail.
Rapports
L’activation du droit au travail génère des rapports personnalisés.
Dans le menu principal, cliquez sur Rapports.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur Données des employés, puis sur Rapports personnalisés.
Lancez le rapport en cliquant sur le bouton Lecture.