Wenn der Abwesenheitssaldo eines Mitarbeiters nicht stimmt, kann das verschiedene Ursachen haben.
Um den Grund zu finden, gehen Sie die folgenden Schritte durch, um zu erkennen, warum der Saldo abweicht und wie Sie ihn korrigieren können.
📎 HINWEIS: Sie müssen dies sowohl im Mitarbeiterprofil als auch in den Abwesenheitseinstellungen prüfen.
Dinge, die Sie im Mitarbeiterprofil prüfen sollten
Rufen Sie das Profil des betreffenden Mitarbeiters auf und klicken Sie im Profilmenü auf Abwesenheit. Dort sehen Sie die Abwesenheitsübersicht, Abwesenheitsdetails und den Abwesenheitsverlauf.
Welche Abwesenheitsart zeigt nach einen falschen Saldo?
Es ist wichtig zu wissen, um welche Abwesenheitsart es sich handelt, falls Sie später die Einstellungen dieser Abwesenheitsart prüfen müssen.
Gibt es Duplikate der fehlerhaften Abwesenheitsart?
Es kann sein, dass eine Abwesenheitsart dupliziert wurde, der Mitarbeiter beiden zugewiesen ist und die genommenen Abwesenheiten auf beide verteilt wurden.
Abwesenheitsverlauf prüfen
Es lohnt sich, die Historie zu prüfen, um zu sehen, ob alle Einträge korrekt sind. Möglicherweise wurde eine Abwesenheit nie eingetragen oder versehentlich erfasst.
Auf stornierte oder abgelehnte Anträge prüfen
Der Saldo kann falsch sein, wenn eine vermeintlich genehmigte Abwesenheit tatsächlich storniert oder abgelehnt wurde.
Um dies zu prüfen, filtern Sie im Abwesenheitsverlauf den Status von Alle auf Abgelehnt oder Storniert.
Eintrittsdatum notieren
Bevor Sie die Einstellungen der Abwesenheitsart prüfen, notieren Sie den Beschäftigungsbeginn des Mitarbeiters. Dieser kann für bestimmte Einstellungen relevant sein.
So finden Sie das Eintrittsdatum:
Klicken Sie im Profilmenü auf Mitarbeiter.
Unter Eintrittsdatum finden Sie das relevante Datum.
Sie können auch die daneben stehenden Jahre, Monate und Tage notieren – das ist die Betriebszugehörigkeit.
Dinge, die Sie in den Abwesenheitseinstellungen prüfen sollten
So gelangen Sie zu den Einstellungen:
Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen, dann auf Einstellungen.
Im Einstellungsmenü klicken Sie auf Abwesenheit.
Individuelles Kontingent des Mitarbeiters prüfen
Das individuelle Kontingent kann vom Standardkontingent der Abwesenheitsart abweichen.
Klicken Sie im Einstellungsmenü auf Abwesenheit.
Klicken Sie auf Individuelle Ansprüche.
Notieren Sie beim betreffenden Mitarbeiter und unter der betreffenden Abwesenheitsart die Zahl des Kontingents.
Klicken Sie im Dropdown Abwesenheit auf Abwesenheitsarten.
Klicken Sie bei der betreffenden Abwesenheitsart auf Einstellungen.
Prüfen Sie, wie viele Stunden für die Abwesenheitsart vorgesehen sind.
Wenn das individuelle Kontingent abweicht und dies nicht korrekt ist, ändern Sie es unter Individuelle Ansprüche.
Wochenenden und Feiertage in den Einstellungen der Abwesenheitsart prüfen
Wenn die Abwesenheitsart auf den Kalendereinstellungen basiert, kann der Saldo durch Wochenenden oder Feiertage beeinflusst sein.
Klicken Sie im Einstellungsmenü auf Abwesenheit, dann auf Abwesenheitsarten.
Klicken Sie bei der betreffenden Abwesenheitsart auf Einstellungen.
Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Allgemein, um die Optionen zu erweitern.
Prüfen Sie, ob Wochenenden als Arbeitstage zählen und Feiertage als Arbeitstage zählen korrekt ausgewählt sind.
Passen Sie die Auswahl ggf. an.
📎 Hinweis: Die Wochenendtage basieren auf den Einstellungen imScrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Speichern.
Dies wirkt sich auf alle Mitarbeitenden aus, die dieser Abwesenheitsart zugewiesen sind.
Standard-Arbeitsstunden prüfen
Wenn die Abwesenheitsart auf Kalendereinstellungen basiert, kann ein falscher Wert bei den Standard-Arbeitsstunden den Saldo beeinflussen.
Klicken Sie im Einstellungsmenü auf Abwesenheit, dann auf Abwesenheitsarten.
Klicken Sie bei der betreffenden Abwesenheitsart auf Einstellungen.
Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Allgemein, um die Optionen zu erweitern.
Prüfen Sie die Zahl bei Standard-Arbeitsstunden und passen Sie sie ggf. an.
Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben.
Bedingungen der Abwesenheitsart prüfen
Die Bedingungen können den Saldo beeinflussen.
Klicken Sie im Einstellungsmenü auf Abwesenheit, dann auf Abwesenheitsarten.
Klicken Sie bei der betreffenden Abwesenheitsart auf Einstellungen.
Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Bedingungen, um die Optionen zu erweitern.
Prüfen Sie, ob Enthält diese Abwesenheitsart Sonderkonditionen für neue Mitarbeiter, z. B. eine Probezeit? korrekt ausgewählt ist.
Falls ja, prüfen Sie die gewählte Dauer und ob Abwesenheiten während der Probezeit genommen oder angesammelt werden dürfen.
Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben.
Abwesenheitsansprüche prüfen
Die Kontingenteinstellungen können den Saldo beeinflussen.
Klicken Sie im Einstellungsmenü auf Abwesenheit, dann auf Abwesenheitsarten.
Klicken Sie bei der betreffenden Abwesenheitsart auf Einstellungen.
Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Abwesenheitsanspruch, um die Optionen zu erweitern.
Prüfen Sie, ob folgende Optionen korrekt ausgewählt sind:
Bei Kündigung verbleibende Tage im aktuellen Zeitraum neu berechnen
Abwesenheitsanspruch basierend auf Betriebszugehörigkeit aktivieren
📎 Hinweis: Diese Option ist kumulativ. Beispiel: Bei 8 Jahren Betriebszugehörigkeit und +1 Tag bei 5 sowie +1 Tag bei 7 Jahren ergibt sich +2 Tage jährlich.
Abwesenheitsanspruch basierend auf Anzahl der Kinder aktivieren
Prüfen Sie, worauf der Abwesenheitsanspruch basiert, z. B. Startdatum des Mitarbeiters
Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben.
Arbeitsmuster prüfen
Wenn die Abwesenheitsart auf einem Arbeitsmuster basiert, vergleichen Sie das Muster mit den genommenen Abwesenheiten. Die Tage und Stunden im Muster bestimmen die Abzüge.
Klicken Sie im Einstellungsmenü auf Beschäftigungsstatus & Arbeitsmuster, dann auf Arbeitsmuster.
Scrollen Sie zu Arbeitsmuster.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Details des betreffenden Musters zu sehen.
Prüfen Sie die ausgewählten Tage und eingetragenen Stunden.