Pour demander aux employés de fournir un document traçable, il est nécessaire de les assigner à une catégorie de document traçable. Une fois l’assignation effectuée, les employés sélectionnés recevront la demande automatiquement.
Cette opération est disponible lors de l’ajout d’une nouvelle catégorie de document traçable ou en suivant les étapes ci-dessous pour une catégorie existante.
Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres.
Dans le menu des paramètres, accédez à Données sur les employés.
Cliquez sur Documents traçables.
Au niveau de la catégorie de document concernée, cliquez sur Sélectionner les employés.
Choisissez les employés requis.
Si besoin, utilisez le filtre pour identifier et sélectionner les employés plus facilement.
En sélectionnant Tout le monde, tous les employés actuels ainsi que les nouveaux recevront automatiquement la demande. Si nécessaire, un administrateur téléversera le document à la place de l'employé si celui ci n'a pas l'accès.
Cliquez sur Enregistrer.
Cette demande apparaît ensuite comme une tâche sur le tableau de bord des employés concernés.
📌ASTUCE : Prévenez les employés pour qu'ils ne cliquent pas sur Terminer avant d’avoir consulté le document. Ce bouton ne permet pas de téléverser le document, il sert uniquement à marquer la tâche comme complétée.
📎REMARQUE : Seuls les employés ayant l'autorisation auront accès au téléversement des documents.