Un feuillet T4 est un sommaire annuel des gains et des retenues de chaque employé. En tant qu’employeur, vous devez transmettre les renseignements T4 à l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour tous les employés admissibles. Vous devez également fournir une copie des renseignements à vos employés.

L’ARC fournit des renseignements concernant les transmissions des renseignements sur la paie. Aller à la page de l’ARC les renseignements sur la paie.

Vous devez d’abord déterminer si vous êtes considéré être un employeur. Certains travailleurs ne sont pas considérés être des employés. Pour savoir si vous devez faire des retenues sur la paie de vos travailleurs, voyez quelle est la différence entre un employé et un travailleur indépendant. Ouvrir le document Employé ou travailleur indépendant? (PDF).

Lorsque vous embauchez un employé, obtenez son numéro d’assurance sociale (NAS) et assurez-vous qu’il a rempli le formulaire TD1 Déclarations des crédits d’impôt personnel afin que l’ARC puisse déterminer le montant d’impôt que vous devez déduire de son revenu.

Vous êtes responsable de faire les retenues sur la paie appropriées pour vos employés et de les déclarer. Il est également de votre responsabilité de fournir à vos employés les formulaires correspondants.

Vous devez effectuer les retenues correctes à chaque période de paie, puis calculer et payer votre part de leurs cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’Assurance-emploi (AE).

Les dates d’échéance varient en fonction du genre d’auteur de versements. En savoir plus sur les genres d’auteurs de versements et les dates d’échéancce.

Si vous êtes admissible à titre d’employeur, vous aurez besoin d’un compte de retenues sur la paie auprès de l'ARC.

Si votre entreprise a déjà un numéro d’entreprise (NE), ajoutez un compte de retenues sur la paie au NE existant. Si votre entreprise n’a pas de NE, inscrivez-vous pour en obtenir un, puis ajoutez un compte de paie. Inscrivez votre entreprise pour obtenir un numéro d’entreprise (dans un nouvel onglet).

Allez au menu Transmissions. Sélectionnez Formulaires d’impôt fédéral, puis Nouveau formulaire T4.

Créez un nouveau formulaire T4 en format XML et des feuillets T4 en format PDF. Transmettez le fichier XML à l’ARC et imprimez ou envoyez les feuillets à vos employés.

Sélectionnez l’année d’imposition et choisissez les employés à inclure dans la transmission. Vos employés apparaissent dans la case Employés non inclus dans le formulaire T4. Placez-les dans la case Employés inclus dans le formulaire T4. Vous pouvez rechercher le nom d’un employé dans la case Employés non inclus dans le formulaire T4.

Entrez les détails de l’entreprise ou assurez-vous qu’ils sont corrects avant de générer votre nouveau formulaire T4.

Vous pouvez transmettre un formulaire modifié ou annulé à l’ARC afin de corriger toute transmission antérieure que vous avez faite. Créez un nouveau formulaire T4 en format XML, intitulé « modifié » ou « annulé ». Cette option permet également de créer des feuillets T4 en format PDF.

Sélectionnez l’année d’imposition et choisissez les employés à inclure. Choisissez un type de rapport pour apposer la mention Modifié ou Annulé au T4.

Créez des feuillets T4 provisoires dans un fichier PDF. Cette option ne créera que des feuillets T4 à imprimer ou à envoyer à vos employés, ainsi qu’un rapport sur les montants totaux des T4 pour vos registres.

Lorsque vos formulaires T4 ont été générés, vous pouvez télécharger le fichier XML et le téléverser sur le site web de l'ARC. Le fichier XML contient tous vos feuillets T4 et des renseignements supplémentaires dont l’ARC a besoin pour calculer votre T4 Sommaire. Si vous transmettez le fichier XML en ligne, vous n’aurez pas besoin de transmettre un T4 Sommaire. En savoir plus sur la transmission des déclarations par voie électronique (dans un nouvel onglet).

Le fichier PDF du rapport sur les montants totaux des T4 vous fournit les informations qui se trouvent dans le fichier XML, mais dans un format que vous pouvez lire facilement.

Téléchargez le fichier PDF des feuillets T4 pour pouvoir imprimer ou envoyer les feuillets à vos employés.

Les déclarations sont dues le dernier jour du mois de février qui suit l’année civile à laquelle s’applique la déclaration de renseignements. Par exemple, pour les renseignements sur la paie de 2021, la date limite est le dernier jour du mois de février 2022. Vous devez également envoyer à chaque employé une copie de ses feuillets avant la fin du mois de février.

Lorsque vous avez téléversé votre fichier XML T4 sur le site web de l’ARC, envoyez le feuillet T4 correspondant à chacun de vos employés avant la fin du mois de février.

L’ARC exige que vous conserviez les registres pendant 6 ans après avoir produit chaque déclaration. Vos registres doivent fournir suffisamment de détails pour déterminer vos obligations fiscales et prouver les retenues que vous avez faites.

Conservez tous les documents originaux bien organisés et à disposition au cas où l’ARC déciderait de mener une vérification auprès de votre entreprise. En savoir plus sur la conservation des enregistrements.