Les groupes de dépenses vous permettent de regrouper les employés et d’ajouter des responsables de dépenses afin de rationaliser le processus d’approbation des dépenses.
Seuls les employés disposant d’un accès administrateur ou administrateur de dépenses peuvent suivre ces étapes :
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur DÉPENSES, puis sur Général.
Aller directement à :
Ajouter un groupe de dépenses
Cliquez sur AJOUTER UN GROUPE, puis nommez le groupe.
Sélectionnez la devise du groupe de dépenses.
Sélectionnez les catégories pour lesquelles vous voulez que ce groupe soit admissible (vous pouvez créer des catégories supplémentaires).
Cliquez sur ENREGISTRER.
Vous avez la possibilité d’affecter des employés et des responsables à ce groupe maintenant ou ultérieurement.
Si vous décidez d’affecter des employés et des responsables maintenant, sélectionnez-les et cliquez sur ENREGISTRER. Si vous souhaitez les affecter plus tard, cliquez sur ANNULER.
Affecter des employés à un groupe de dépenses
Cliquez sur le bouton ADMISSIBILITÉ du groupe de dépenses.
Assurez-vous que l’onglet Employés est mis en surbrillance.
Sélectionnez le ou les employés que vous souhaitez affecter à ce groupe. Vous pouvez les rechercher ou utiliser la recherche avancée pour filtrer les employés d’une équipe, d’un poste ou d’un emplacement spécifique.
Une fois votre sélection faite, cliquez sur ENREGISTRER.
Si vous cliquez sur l’onglet Responsables au lieu de l’onglet Employés, la ou les personnes sélectionnées seront affectées comme approbateurs de dépenses.
📌ASTUCE: Pour modifier un groupe de dépenses, cliquez sur l’icône en forme de crayon. Pour supprimer un groupe de dépenses, cliquez sur l’icône de corbeille à papier.
📎REMARQUE: Si vous supprimez un groupe auquel des employés sont affectés et que ces employés ne sont pas affectés à un autre groupe de dépenses, ils seront automatiquement réassignés à la catégorie 'Employés sans dépenses'.