Vous pouvez utiliser le module Feuilles de temps pour effectuer le suivi des heures supplémentaires. Ces heures supplémentaires peuvent être automatiquement réparties en différentes catégories. Cette fonction est particulièrement utile pour différencier les taux de rémunération des heures supplémentaires.
Seuls les employés disposant d’un accès administrateur ou administrateur de feuilles de temps peuvent suivre les étapes énoncées ci-dessous.
Aller directement à :
Sélectionner le mode de suivi des heures supplémentaires
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur FEUILLES DE TEMPS, puis sur Heures supplémentaires.
Sélectionnez votre option de suivi des heures supplémentaires.
Le cas échéant, sélectionnez la politique de congé sur laquelle vous souhaitez que les employés puissent déplacer les heures supplémentaires. Cela permet aux employés de choisir soit d’être payés pour leurs heures supplémentaires, soit d’augmenter leur indemnité de congé, ce qui équivaut à une indemnité de substitution.
Vous pouvez choisir de permettre uniquement aux employés de déplacer les heures supplémentaires vers la politique sélectionnée ou leur permettre d'être payés pour une partie et de déplacer le reste vers la politique sélectionnée.
Cliquez sur ENREGISTRER.
Créer une catégorie d’heures supplémentaires
Créer des catégories d’heures supplémentaires pour ventiler les heures supplémentaires travaillées.
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur FEUILLES DE TEMPS, puis sur Heures supplémentaires.
Cliquez sur AJOUTER UNE NOUVELLE CATÉGORIE
Indiquez le nom de la catégorie d’heures supplémentaires.
Indiquez la plage d’heures supplémentaires - celle-ci correspond aux heures travaillées après les heures du régime de travail. Par exemple, si vous saisissez 0 et 2, les deux premières heures supplémentaires seront dans cette catégorie.
Sélectionnez le type de jours auquel la catégorie d’heures supplémentaires s’applique.
Cliquez sur ENREGISTRER.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de catégorie d’heures supplémentaires.
📎REMARQUE: Les jours de travail sont des jours dont les heures sont préremplies en fonction du régime de travail ou de la planification des équipes. Les jours chômés et jours fériés sont des jours qui n’ont pas d’heures préremplies ou qui tombent un jour férié. Les jours de travail personnalisés sont des jours qui ont été spécifiés dans le régime de travail.
🔧EXEMPLE: Julie appartient à un régime de travail pour lequel une journée de travail est de 8 heures. Ce régime de travail s’applique tous les jours, du lundi au vendredi. Les catégories d’heures supplémentaires suivantes sont créées pour son compte Sage HR:
Si Julie travaille 10 heures (8 heures comme prévu dans son contrat et 2 heures supplémentaires), son responsable lui paie donc une journée de travail complète ainsi que 2 heures supplémentaires, selon le taux 1, car ces heures sont classées dans la catégorie des heures supplémentaires nommée 'taux 1'.
Maintenant, si Julie travaille 2 heures de plus le même jour (c’est -à-dire 4 heures supplémentaires et 12 heures de travail au total), les 2 dernières heures sont alors classées dans la catégorie 'Taux 2'.
Finalement, si Julie doit venir au travail le dimanche (comme nous l’avons mentionné plus tôt, Julie a une semaine de travail standard, du lundi au vendredi, donc dimanche n’est pas considéré comme un jour de travail dans le régime auquel elle appartient), alors toutes les heures travaillées le dimanche sont automatiquement payées au taux Fins de semaine et vacances.
Suivi des heures supplémentaires par groupe
Cette option vous permet d’affecter des catégories d’heures supplémentaires pour effectuer le suivi des heures supplémentaires de vos groupes de feuilles de temps.
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur FEUILLES DE TEMPS, puis sur Heures supplémentaires.
Cliquez sur AJOUTER UN GROUPE.
Sélectionnez les groupes de feuilles de temps et les catégories d’heures supplémentaires que vous souhaitez attribuer les uns aux autres.
Cliquez sur ENREGISTRER.
Comment extraire les données d’heures supplémentaires de mes employés ?
Utilisez le rapport Heures supplémentaires pour récupérer les informations sur les heures supplémentaires déclarées par vos employés, avec une ventilation par catégories et le total par période :
Dans le menu principal, cliquez sur RAPPORTS.
Cliquez sur FEUILLES DE TEMPS, puis sur Heures supplémentaires.
Sélectionnez le mode de ventilation du rapport, puis cliquez sur GÉNÉRER pour afficher la fenêtre contextuelle du rapport ou sur EXPORTER pour le télécharger au format PDF.
Suivi des heures supplémentaires pour les employés à temps partiel
Pour être admissibles à la rémunération des heures supplémentaires, les codes du travail exigent souvent que les employés à temps partiel accumulent un nombre d’heures égal à une journée de travail à temps plein.
Pour appliquer cette règle, vous pouvez spécifier la Durée par défaut d'un jour de travail (équivalent au temps plein) lors de la création d’un régime de travail:
Si ce paramètre est défini, Sage HR pourra chaque jour faire le suivi des heures supplémentaires dès que la durée par défaut de la journée de travail est terminée. Par exemple, si la valeur indiquée est 08:00 et que la durée des heures de travail enregistrée est de 08:30, la durée des heures supplémentaires pour ce jour sera de 0,5h.