Dans Sage HR, vous pouvez indiquer quelles personnes seront responsables d’approuver les demandes de congés. Pour pouvoir approuver des congés, ils doivent être désignés comme approbateurs de congés.
Seuls les employés disposant d’un accès administrateur peuvent suivre ces étapes:
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur CONGÉS, puis sur Approbateurs de congés.
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Options d’approbation des congés
Cet écran présente une liste de tous vos employés et les différents approbateurs de congés possibles dans les quatre colonnes suivantes:
Administrateurs - cette option est paramétrée par défaut sur Oui pour tous les utilisateurs. Cela signifie que tous les utilisateurs de niveau administrateur recevront des demandes de congés de l’employé sélectionné
Responsable direct - cette option est paramétrée par défaut sur Non. Les responsables directs dépendent de l’organigramme de l’entreprise et ce paramètre est dynamique, en fonction de la personne définie comme responsable direct dans l’organigramme. Cette option est utile si vous avez une structure d’organigramme stricte.
Responsable d’équipe - cette option est paramétrée par défaut sur Non. Les responsables d’équipe dépendent de vos paramètres d’équipes. Un employé ne peut faire partie que d’une seule équipe, mais il peut y avoir plusieurs responsables par équipe, auquel cas tous les responsables d’équipe recevront des demandes de congés.
Approbateurs individuels - par défaut, ce champ est vide. Vous pouvez désigner un employé spécifique qui recevra les demandes de congés. Vous pouvez ajouter plusieurs employés et il peut s’agir de n’importe qui dans l’entreprise. Ces employés peuvent approuver des demandes de congés, mais n’ont pas accès aux autres renseignements personnels.
Chaque approbateur de congé reçoit un courriel de chaque demande qu’il peut accepter ou refuser. Les responsables d’équipe et les administrateurs, même s’ils ne sont pas des approbateurs, peuvent toujours modifier les demandes.
📌ASTUCE : Vous pouvez configurer des autorisations des employés pour autoriser les employés à annuler leurs demandes de congé approuvées et pour exiger l’approbation des demandes d’annulation de congés approuvés soumises par un employé - en savoir plus >
Modifier l’approbateur des congés d’un employé
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur CONGÉS, puis sur Approbateurs de congés.
Dans la colonne « Actions », cliquez sur l’icône en forme de crayon sur la même ligne que l’employé.
Sélectionnez l’approbateur des congés.
Pour qu’une personne spécifique approuve un approbateur de demandes de congés, cliquez sur l’espace vide sous Approbateurs individuels, faites défiler la liste vers le bas et sélectionnez ou tapez son nom.
Si vous ne souhaitez pas que les demandes de congés des employés soient automatiquement approuvées, laissez cette option désactivée.
Cliquez sur ENREGISTRER.
📌ASTUCE : Vous pouvez exporter une liste de vos employés et de leurs approbateurs de congés. Cliquez sur EXPORTER.
Rappels
Vous pouvez configurer des notifications par courriel personnalisées pour les employés qui ont des demandes de congé en attente.
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur CONGÉS, puis sur Approbateurs de congés.
Faites défiler jusqu’à Rappels.
Sélectionnez Envoyer un courriel de rappel aux approbateurs qui ont des demandes de congé non approuvées.
Sélectionnez les jours pendant lesquels vous souhaitez que les rappels soient envoyés, puis sélectionnez une heure (le fuseau horaire de l’entreprise sera utilisé).
Si nécessaire, vous pouvez choisir de ne pas envoyer de rappels lorsqu’un approbateur de congés est absent pour une politique de congés spécifique.
Cliquez sur ENREGISTRER.