L'import par fichier Excel permet de traiter un volume important d'employés et éviter de les configurer individuellement.
Il est important d'utiliser le modèle d'importation mis à disposition.
Téléchargement du modèle
Dans le menu principal, cliquez sur Entreprise.
L'onglet Annuaire s'affiche par défaut.
A droite du bouton Ajouter un salarié, cliquez sur la flèche puis sur Importer des employés.
Cliquez sur le lien pour Télécharger le modèle.
Saisissez les détails de vos employés dans chacun des champs de données. (Voir les champs requis ci-dessous)
⚠️MISE EN GARDE : Pour éviter des erreurs d'import, veillez à ne pas modifier les en-têtes et à respecter le format des cellules.
Une fois prêt, localisez et sélectionnez le fichier rempli sur votre appareil depuis le cadre Télécharger le modèle.
Champs requis
Les champs suivants sont requis pour l’importation correcte des informations :
Champs obligatoires
Prénom et Nom
E-mail professionnel
Cette adresse sera utilisée pour ouvrir une session dans Sage HR. Celle ci est sensible à la casse, n'utilisez pas les majuscules.
Mot de passe
Option 1 - Créez le mot de passe initial
Définissez un mot de passe avec au moins huit caractères.
Respectez au minimum trois des quatre conditions suivantes : Une lettre minuscule, une lettre majuscule, un chiffre et un caractère spécial.
Option 2 - Laissez l'utilisateur créer son mot de passe
Il est possible de laisser le champ vide lors de la création d'une nouvelle fiche. Il est alors nécessaire d'envoyer un e-mail de bienvenue et laisser l'utilisateur créer son mot de passe directement lors de la première connexion.
📎REMARQUE : Lors de la modification d'un profil existant, laissez le champ vide pour que l'utilisateur continue à utiliser le mot de passe actuel.
Date d’entrée en service
Respectez le format de date suivant : JJ/MM/AAAA.
Champs optionnels
Saisissez aux choix la date de naissance, le sexe, l’adresse du domicile, le statut marital et la nationalité.
Pour gagner du temps par la suite, il est recommandé de remplir les champs de données suivants :
Situation d’emploi
Entrez la situation d’emploi à temps plein, à temps partiel, contractuel ou stagiaire. En laissant ce champ vide, la situation Temps plein est affectée par défaut.
Poste
Saisissez une valeur et l’importation crée automatiquement ces postes.
⚠️MISE EN GARDE : Si l'import est effectué pour modifier une fiche existante, Le champ laissé vide supprimera le poste actuel.
Supérieur hiérarchique
Saisissez l’adresse courriel du supérieur hiérarchique de l’employé qui approuve aussi les demandes de congé de l’employé. En laissant ce champ vide, l'utilisateur administrateur sera désigné comme approbateur par défaut.
Emplacement
Saisissez une valeur et l’importation crée automatiquement ces emplacements.
⚠️MISE EN GARDE : Ne modifiez pas le format du fichier d’importation, saisissez uniquement des données dans les champs correspondants.