Optimisez le processus d’accueil et intégration de votre entreprise en créant des flux de travail et en automatisant les tâches d'accueil dans tous les services. Profitez en pour remplacer les documents papier par des processus numériques qui sont déclenchés au moment opportun.
Suivez les étapes ci-dessous pour
📎REMARQUE : Il est nécessaire d'avoir créé des modèles de tâches au préalable.
Créer un flux de travail
Pour ajouter un nouveau flux de travail :
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur Accueil et intégration, puis sur Flux de travail.
Cliquez sur Ajouter nouveau.
Entrez un Titre et, si nécessaire, une Description.
Le flux est par défaut disponible pour toutes les équipes.
Pour changer la disponibilité, décochez l'option Toutes les équipes et sélectionnez la ou les équipes concernées.
Cliquez sur le ➕ pour ajouter un modèle de tâche au flux de travail.
Pour apporter des modifications, cliquez sur la tâche en question.
Il est alors possible de modifier les champs suivants :
La date d'envoi de la tâche.
📌ASTUCE : Utilisez le signe négatif « - » pour envoyer une tâche avant la date de début et 0 pour l'envoyer le premier jour.
Le destinataire (employé lui même / responsable direct / employé spécifique)
La date d'échéance pour exécuter la tâche.
Cliquez sur le ➕ au bas de la tâche pour ajouter une tâche reliée à la suite de celle-ci.
Cette option permet de passer immédiatement à la tâche suivante une fois qu’une tâche est terminée.
📎REMARQUE : Les tâches de suivi apparaissent en retrait sur la droite. La nouvelle tâche sera assignée une fois la tâche antérieure terminée.
Alternativement, il est possible d'ajouter une autre tâche distincte comme à l'étape 6. Une fois terminé, la tâche sera répertoriée en dessous comme une tâche séparée.
Pour changer l'ordre des tâches, cliquez sur la tâche et faites-la glisser à l'emplacement adéquat.
📎REMARQUE : Il est possible de déplacer une tâche reliée pour en faire une tâche séparée ou vice versa.
Cliquez sur Enregistrer pour valider.
Pour modifier un flux de travail, cliquez sur l’icône en forme de crayon ✏️.
Pour dupliquer un flux de travail, cliquez sur l'icône de papier plié.
Automatisation
Une fois les flux de travail mis en place, utilisez l'option Automatisations depuis les paramètres pour configurer les critères déclencheurs.
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Dans le menu des paramètres, cliquez sur Accueil et intégration, puis sur Automatisations.
Cliquez sur Ajouter nouveau.
Ajoutez un Titre.
Sélectionnez le flux de travail à déclencher.
Sélectionnez alors l'équipe, emplacement ou poste spécifique qui déclenchera le flux.
Cliquez sur Enregistrer.
Le flux est prêt et le processus d’accueil et intégration approprié sera exécuté chaque fois qu'un nouvel employé intègre l'entreprise.
📎REMARQUE : Pour que le flux soit enclenché automatiquement, il est nécessaire de désigner une équipe, emplacement et poste au moment de la création du profil du nouvel employé.