Les identifiants de documents alignent la numérotation des documents dans Sage HR sur le modèle défini par votre organisation.
Cette fonctionnalité ajoute un modèle d’identifiant personnalisé à chaque modèle de document du système.
Le système génère automatiquement l’identifiant pour chaque modèle et permet son insertion dans un document à l’aide d’un espace réservé.
Créer des modèles d’identifiants de documents et les associer aux modèles de documents
En tant qu’administrateur, cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sélectionnez Paramètres.
Dans le menu Paramètres, cliquez sur Données des employés, puis sur Modèles de documents.
Cliquez sur Nouvel identifiant de document.
Cette section permet de configurer un modèle d’identifiant à appliquer aux documents générés à partir d’un modèle de document spécifique.
Configurer un nouvel identifiant de document
Renseignez les champs suivants :
Modèle de document – le modèle de document associé au modèle d’identifiant.
📎REMARQUE : Il est possible d'ajouter le modèle de document ultérieurement
Modèle – le format utilisé pour générer l’identifiant réel dans le document.
Consultez la section ci-dessous pour plus de détails sur ce champ.
Commencer l’incrémentation à partir de – la valeur numérique de départ incluse dans l’identifiant du document.
Ce champ facilite la continuité lorsque des documents numérotés existent déjà.
Configurer un modèle
Le champ Modèle définit l’apparence de l’identifiant lors de chaque génération de document à partir d’un modèle de document.
L’élément clé du modèle correspond à l’espace réservé {#}.
L’ajout de cet espace réservé génère une valeur numérique qui s’incrémente à chaque création de document liée au modèle concerné.
📎REMARQUE : Le numéro n'est pas obligatoirement placé à la fin de l'identifiant: Il est possible d'ajouter des lettres et des caractères spéciaux après {#}
Exemple
Texte avec {#} en fin de modèle.
EXEMPLES :
Avec une incrémentation à partir de 1, le système génère l’identifiant suivant : ABC-EMP-1.
Avec une incrémentation à partir de 124, le système génère l’identifiant suivant : ABC-EMP-125.
ABC-EMP-{#}-COOL ajoute COOL à l’identifiant de document.
Ajouter un identifiant de document à un document
Une fois le modèle d’identifiant configuré, ajoutez-le dans un document pour alors numéroter les documents générés.
Insérez l’espace réservé {document_id} dans le modèle de document, comme dans l’exemple ci-dessous :
Contrat de travail n° {document_id}
📎 REMARQUE : N'oubliez pas de téléverser et enregistrer le modèle de document.
Lors de la génération d’un document, le système remplace l’espace réservé {document_id} par l’identifiant lié au modèle de document, selon le modèle défini.
L’exemple ci-dessous illustre un document généré avec un identifiant personnalisé.
